Executive Assistant & Office Manager (m/w/d)

LINDLPOWER Personalmanagement GmbH; Wien; Hybrid; EUR 39,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibles Arbeiten

Internationale Zusammenarbeit

Entwicklungsmöglichkeiten

Eigene Ideen umsetzen

Job summary

LINDLPOWER Personalmanagement GmbH sucht eine engagierte Fachkraft, die Office Management und Executive Assistance verbindet und als zentrale Ansprechperson fungiert. Sie steuern administrative Abläufe und koordinieren ein kleines Team, um einen reibungslosen Geschäftsalltag sicherzustellen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Termin- und Meetingkoordination, Vorbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Workshops sowie Reisemanagement.

Qualifications

• Mindestens 2–4 Jahre Berufserfahrung im Office Management oder als Executive Assistant.
• Erfahrung in der Führung kleiner Teams wünschenswert.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse im internationalen Umfeld.

Responsibilities

• Zentrale Ansprechperson für organisatorische und administrative Themen.
• Führung und Koordination eines kleinen Administrationsteams.
• Termin- und Meetingkoordination, Vorbereitung von Unterlagen, Workshops und Reisen.
• Unterstützung bei Events und Zusammenarbeit mit internen/externen Dienstleistern im In- und Ausland.

Skills

Office Management

Executive Assistance

Team Leadership

Deutsch/Englisch Sprachkenntnisse

Tools

MS Office

MS Teams

Job description

Du bist ein Organisationstalent, gerne mittendrin im Geschehen und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen? Du gehst offen auf Menschen zu, packst Dinge proaktiv an und möchtest deinen Arbeitsbereich aktiv mitgestalten? Dann könnte diese Position gut zu dir passen.

Für ein etabliertes IT Unternehmen suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die Office Management und Executive Assistance verbindet und als zentrale Ansprechperson für viele unterschiedliche Themen agiert.

Deine Aufgaben

• Dich erwartet eine abwechslungsreiche Mischung aus Office Management und Assistenz der Geschäftsführung. Dabei bist du zentrale Ansprechperson für viele organisatorische und administrative Themen und sorgst dafür, dass im Arbeitsalltag alles rundläuft. Du übernimmst auch die Führung und Koordination eines kleinen Administrationsteams.
• Du unterstützt den Geschäftsführer bei der Termin- und Meetingkoordination, bei der Vorbereitung von Präsentationen, Unterlagen und Workshops sowie im Reisemanagement.
• Auch Facility Management, Fuhrpark sowie die Koordination externer Dienstleister gehören zu deinem Verantwortungsbereich.
• Bei internen und externen Events unterstützt du von der Planung bis zur Umsetzung und arbeitest dabei mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen im In- und Ausland zusammen.

Dein Profil

• Du bringst mind. 2-4 Jahre Erfahrung im Office Management, in der Executive Assistance oder in einer vergleichbaren Position mit und du hast bereits erste Führungserfahrung sammeln können.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse setzten wir in dem internationalen Umfeld voraus.
• Mit deiner offenen und kommunikativen Art fällt es dir leicht, auf unterschiedliche Menschen zuzugehen, dich im Unternehmen gut zu vernetzen und für eine positive Atmosphäre zu sorgen.
• Du arbeitest gerne eigenständig und proaktiv, übernimmst Verantwortung und erkennst selbst, wo Unterstützung oder eine Lösung gefragt ist.
• Du bist digital affin, sicher im Umgang mit MS Office und MS Teams und hast Freude daran, dich auch in neue Tools und Systeme einzuarbeiten.

Unser Angebot

• Abwechslung und Gestaltungsspielraum: Die Kombination aus Office Management und Executive Assistance sorgt für einen vielseitigen Arbeitsalltag mit viel Eigenverantwortung.
• Moderne, internationale Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen und Raum für eigene Ideen.
• Flexible Arbeitszeiten, ein gut erreichbarer Arbeitsplatz in Wien sowie die Möglichkeit, punktuell im Homeoffice zu arbeiten.
• Attraktive Zusatzleistungen und individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten runden das Angebot ab.
• Die Position ist - bei entsprechender Erfahrung - mit einem Monatsbruttogehalt von rund EUR 3.800,- auf Vollzeitbasis dotiert. Abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung ist eine Anpassung vorgesehen.