Private Office Executive Assistant | Intl Travel & Admin, Wien

Fidelis Recruitment; Wien; On-site; EUR 22,000 - 26,000; Part time

Job summary

Fidelis Recruitment sucht für das Private Office in Wien eine zuverlässige Assistenzperson (m/w/d), die persönliche und administrative Agenden eigenständig übernimmt. Die Stelle bietet viel Eigenverantwortung, Flexibilität und ein internationales Arbeitsumfeld in Wien.

Teilzeit 15–20 Wochenstunden, moderner Arbeitsplatz und langfristige Zusammenarbeit. Zu den Aufgaben gehören Reiseplanung, Terminmanagement, Abstimmung mit Dienstleistern, Organisation der privaten Immobilie in Wien sowie

Qualifications

• Erfahrung in einer Assistenzfunktion oder vergleichbarem Umfeld.
• Organisation internationaler Reisen von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; Russischkenntnisse sind Plus.
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Hohe Eigeninitiative und Fähigkeit, Prioritäten zu erkennen.
• Vertrauliche Informationen diskret behandeln.

Responsibilities

• Organisation und Koordination persönlicher und administrativer Agenden.
• Planung internationaler Reisen inkl. Flüge, Hotels und Transfers.
• Terminmanagement und Koordination laufender Anliegen.
• Kommunikation mit externen Dienstleistern, Geschäftspartnern und Ansprechpartnern.
• Organisation rund um private Immobilie in Wien; Koordination Handwerker und Termine.
• Erledigung persönlicher Aufträge, Bestellungen und organisatorischer Anliegen.
• Unterstützung bei administrativen und finanziellen Themen; Kommunikation mit Banken.
• Bearbeitung von Rechnungen, Verträgen, Fristen und vertraulichen Dokumenten.
• Enge Abstimmung mit Ansprechpartnern im internationalen Umfeld.

Skills

AssistenzErfahrung

Internationale Reisen planen

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Russischkenntnisse

Organisationstalent

Eigeninitiative

Diskretion

Serviceorientierung

Verlässlichkeit

Job description

Fidelis Recruitment sucht für das Private Office in Wien eine zuverlässige Assistenzperson (m/w/d), die persönliche und administrative Agenden eigenständig übernimmt. Die Stelle bietet viel Eigenverantwortung, Flexibilität und ein internationales Arbeitsumfeld in Wien.

Teilzeit 15–20 Wochenstunden, moderner Arbeitsplatz und langfristige Zusammenarbeit. Zu den Aufgaben gehören Reiseplanung, Terminmanagement, Abstimmung mit Dienstleistern, Organisation der privaten Immobilie in Wien sowie