Executive Assistant & Office Management – Teilzeit

The Vienna Institute for International Economic Studies (wiiw); Wien; Presencial; EUR 21.000 - 26.000; A tiempo parcial

Descripción de la vacante

The Vienna Institute for International Economic Studies (wiiw) in Wien sucht eine engagierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die den Büroalltag zuverlässig organisiert und die Geschäftsleitung administrativ unterstützt.

Auf unserer 30-Wochenstunden-Stelle arbeiten Sie Teilzeit, versterken unser Office-Management, betreuen Empfang, Korrespondenz und HR-Prozesse, und tragen maßgeblich zur reibungslosen Büroorganisation bei. Beginn ab November 2026.

Formación

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung, z. B. HAK, HBLA oder ESA.
• Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung im Sekretariat oder Office Management.
• Erfahrung in einem Verein oder wissenschaftlichen Umfeld von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office/Microsoft 365.
• Organisationsfähigkeit, strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke, Teamorientierung; freundliches serviceorientiertes Auftreten.
• Hohe Verlässlichkeit, Genauigkeit und Diskretion.

Responsabilidades

• Eigenständige und vorausschauende Organisation des Office Managements.
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung; Vereinsmanagement.
• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen.
• Betreuung von Empfang und Telefonzentrale sowie Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
• Organisation von Veranstaltungen sowie Bewirtung von Gästen.
• Pflege und Verwaltung der Kundendatenbank.
• Unterstützung bei HR-Prozessen, insbesondere Bewerber:innenmanagement, Onboarding, Mitarbeitendenbetreuung, Datenpflege und statistischen Auswertungen.

Conocimientos

Office management

Organisational skills

Kommunikationsstärke

Teamorientierung

Deutsch/Englischkenntnisse

Educación

Kaufmännische Ausbildung (HAK/HBLA/ESA)

Herramientas

MS Office / Microsoft 365

Descripción del empleo

The Vienna Institute for International Economic Studies (wiiw) in Wien sucht eine engagierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die den Büroalltag zuverlässig organisiert und die Geschäftsleitung administrativ unterstützt.

Auf unserer 30-Wochenstunden-Stelle arbeiten Sie Teilzeit, versterken unser Office-Management, betreuen Empfang, Korrespondenz und HR-Prozesse, und tragen maßgeblich zur reibungslosen Büroorganisation bei. Beginn ab November 2026.