Personal Assistant (m/w/d) | Private Office

Fidelis Recruitment; Wien; On-site; EUR 22,000 - 26,000; Part time

Job summary

Fidelis Recruitment sucht für das Private Office in Wien eine zuverlässige Assistenzperson (m/w/d), die persönliche und administrative Agenden eigenständig übernimmt. Die Stelle bietet viel Eigenverantwortung, Flexibilität und ein internationales Arbeitsumfeld in Wien.

Teilzeit 15–20 Wochenstunden, moderner Arbeitsplatz und langfristige Zusammenarbeit. Zu den Aufgaben gehören Reiseplanung, Terminmanagement, Abstimmung mit Dienstleistern, Organisation der privaten Immobilie in Wien sowie

Qualifications

• Erfahrung in einer Assistenzfunktion oder vergleichbarem Umfeld.
• Organisation internationaler Reisen von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; Russischkenntnisse sind Plus.
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Hohe Eigeninitiative und Fähigkeit, Prioritäten zu erkennen.
• Vertrauliche Informationen diskret behandeln.

Responsibilities

• Organisation und Koordination persönlicher und administrativer Agenden.
• Planung internationaler Reisen inkl. Flüge, Hotels und Transfers.
• Terminmanagement und Koordination laufender Anliegen.
• Kommunikation mit externen Dienstleistern, Geschäftspartnern und Ansprechpartnern.
• Organisation rund um private Immobilie in Wien; Koordination Handwerker und Termine.
• Erledigung persönlicher Aufträge, Bestellungen und organisatorischer Anliegen.
• Unterstützung bei administrativen und finanziellen Themen; Kommunikation mit Banken.
• Bearbeitung von Rechnungen, Verträgen, Fristen und vertraulichen Dokumenten.
• Enge Abstimmung mit Ansprechpartnern im internationalen Umfeld.

Skills

AssistenzErfahrung

Internationale Reisen planen

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Russischkenntnisse

Organisationstalent

Eigeninitiative

Diskretion

Serviceorientierung

Verlässlichkeit

Job description

Personal Assistant (m/w/d) | Private Office in Wien

Unser Kunde ist ein international tätiger Unternehmer mit privaten und geschäftlichen Aktivitäten im In- und Ausland. Für sein Private Office in Wien suchen wir eine zuverlässige und organisationsstarke Persönlichkeit, die persönliche und administrative Agenden eigenständig übernimmt und im Hintergrund dafür sorgt, dass alles reibungslos funktioniert.

Gesucht wird eine Person, die mitdenkt, vorausschauend handelt und Aufgaben selbstständig steuert. Die Position bietet viel Eigenverantwortung, Flexibilität und ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem internationalen Umfeld.

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination persönlicher und administrativer Agenden
• Planung und Organisation internationaler Reisen inklusive Flüge im Business- und First-Class-Segment, Hotels und Transfers
• Terminmanagement sowie Koordination laufender Anliegen und kurzfristiger organisatorischer Themen
• Kommunikation und Abstimmung mit externen Dienstleistern, Geschäftspartner:innen und weiteren Ansprechpartner:innen
• Organisation rund um die private Immobilie in Wien sowie Koordination von Handwerkern, Lieferungen und Terminen vor Ort
• Erledigung persönlicher Aufträge, Bestellungen und individueller organisatorischer Anliegen
• Unterstützung bei administrativen und finanziellen Themen sowie Kommunikation mit Banken und externen Partnern
• Bearbeitung und Organisation von Rechnungen, Verträgen, Fristen und vertraulichen Dokumenten
• Enge Abstimmung mit Ansprechpartner:innen im internationalen Umfeld

Das bringen Sie mit

• Erfahrung in einer Assistenzfunktion oder einem vergleichbaren organisations- und serviceorientierten Umfeld
• Erfahrung in der Organisation internationaler Reisen von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; Russischkenntnisse sind ein zusätzliches Plus
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative und die Fähigkeit, Aufgaben und Prioritäten selbstständig zu erkennen und umzusetzen
• Schnelle Auffassungsgabe sowie Lösungsorientierung auch bei kurzfristigen Änderungen
• Absolute Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit persönlichen und vertraulichen Informationen
• Professionelles und souveränes Auftreten
• Hohe Serviceorientierung und Freude an einem vielseitigen Aufgabengebiet
• Zeitliche Flexibilität sowie die Bereitschaft, bei Bedarf kurzfristig auf organisatorische Themen zu reagieren
• Sehr gute Erreichbarkeit des 4. Wiener Gemeindebezirks

Unser Angebot

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position im Private Office eines international tätigen Unternehmers
• Hoher Gestaltungsspielraum und viel Eigenverantwortung
• Teilzeitbeschäftigung im Ausmaß von 15–20 Wochenstunden
• Flexible Arbeitsgestaltung mit einem Arbeitsplatz im 4. Wiener Gemeindebezirk
• Moderne technische Ausstattung
• Langfristige Zusammenarbeit in einem internationalen und professionellen Umfeld

Ein Bruttomonatsgehalt von EUR 3.900, - bis EUR 4.600, - auf Vollzeitbasis, abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung