Office Manager (w/m/d)

Know Center; Graz; On-site; EUR 35,000 - 37,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebsevents

Gesundheitsförderung

Öffi-Ticket Zuschuss

Job summary

Know Center in Graz sucht eine/ einen engagierte(n) Office Manager/in zur eigenständigen Betreuung des Bürobetriebs. Sie sind zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende und externe Kontakte und organisieren Meetings, Reisen sowie das Intranet.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gute MS-Office-Kenntnisse und Englischkenntnisse (B1) mit. Flexible Arbeitszeiten, Weiterentwicklungsmöglichkeiten und ein familienfreundliches Umfeld werden geboten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung im Office-Bereich und/oder am Empfang wünschenswert
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Gute Englischkenntnisse (B1)
• Eigeninitiative und Organisationstalent
• Problemlösungsorientierung und Lernbereitschaft
• Teamfähigkeit
• Selbständigkeit und Kommunikationsstärke

Responsibilities

• Erste Anlaufstelle für Mitarbeiter:innen und externe Personen
• Allgemeine Office Management Tätigkeiten (Gästeempfang, Organisation und Verwaltung von Meetings und Besprechungsräumen, Terminkoordination, Rechnungskontrolle, Verwaltung des Intranets, Dokumentenverwaltung, Postwesen)
• Schrift- und Telefonverkehr in Deutsch und Englisch
• Reisemanagement (Buchung bzw. Reservierung von Flügen, Hotelzimmer, Mietwägen)
• Kontrolle der Reisekostenabrechnungen
• Unterstützung im Eventmanagement (Kundenveranstaltungen, interne Events wie Weihnachtsfeier, Betriebsausflug)
• Sicherheits- und Gesundheitsmanagement (Ersthelfer, Brandschutzwart, Sicherheitsvertrauensperson)
• Materialbestellungen und -verwaltung (Büromaterial, Obst, Kaffee, Getränke, Bücher, Möbel)
• Facility Management (Kostenkontrollen)
• Prozessoptimierung für alle administrativen Abläufe (Aktualisierung von Guidelines)

Skills

Office Management

Organisation

Kommunikation

Englisch B1

Eigeninitiative

Teamfähigkeit

Selbstständigkeit

Problemlösungsorientierung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS-Office

Job description

Du bist kommunikativ, proaktiv und ein Organisationstalent? Du arbeitest eigeninitiativ, strukturiert sowie serviceorientiert? Du koordinierst gerne administrative Prozesse und sorgst für einen reibungslosen Ablauf der Büroorganisation? Du hast immer wieder neue Ideen und liebst es Prozesse zu überdenken und zu verbessern?Wenn ja, freuen wir uns, dich kennenzulernen!DEINE AUFGABENErste Anlaufstelle für unsere Mitarbeiter:innen und externe PersonenAllgemeine Office Management Tätigkeiten (Gästeempfang, Organisation und Verwaltung von Meetings und Besprechungsräumen, Terminkoordination, Rechnungskontrolle, Verwaltung des Intranets, Dokumentenverwaltung, Postwesen, etc.)Schrift- und Telefonverkehr in Deutsch und EnglischReisemanagement (Buchung bzw. Reservierung von Flügen, Hotelzimmer, Mietwägen, etc.)Kontrolle der ReisekostenabrechnungenUnterstützung im Eventmanagement (Kundenveranstaltungen, interne Events wie Weihnachtsfeier, Betriebsausflug, etc.)Sicherheits- und Gesundheitsmanagement (z.B. Organisation von Ersthelfer, Brandschutzwart, Sicherheitsvertrauensperson)Materialbestellungen und -verwaltung (z.B. Büromaterial, Obst, Kaffee, Getränke, Bücher, Möbel)Facility Management (z.B. Siedelungen, Kosten-Controlling)Prozessoptimierung für alle administrativen Abläufe (z.B. Aktualisierung von Guidelines)DEINE QUALIFIKATIONENAbgeschlossene kaufmännische AusbildungBerufserfahrung im Office-Bereich und/oder am Empfang (z.B. Tourismus) wünschenswertSehr gute MS-Office-KenntnisseGute Englischkenntnisse (B1)Eigeninitiative und OrganisationstalentProblemlösungsorientierung und LernbereitschaftTeamfähigkeitSelbständigkeit und ein hohes Maß an KommunikationsfähigkeitWIR BIETENDiese Position bietet einen idealen Einstieg in das Berufsleben und ermöglicht den Aufbau fundierter Kenntnisse sowie praxisnahe Erfahrungen in den Bereichen Office Management, Organisation und AdministrationSehr gute Work-Life Balance und flexible ArbeitszeitenSpannende Möglichkeiten zur beruflichen und persönlichen WeiterentwicklungInnovatives und familienfreundliches ArbeitsumfeldHerausfordernde und vielfältige AufgabenBetriebsevents, Gesundheitsförderung, Öffi-Ticket Zuschuss u.v.m.Das kollektivvertragliche Mindestgrundgehalt für diese Stelle beträgt bei einer Vollzeitanstellung (38,5 Stunden/Woche) EUR 2.547,- brutto pro Monat (14x jährlich). Wir sind je nach Qualifikation und Erfahrung gerne zu einer marktkonformen Überzahlung bereit.Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen. Bewerbe dich jetzt über das Online-Bewerbungsformular!Wenn du Fragen hast wende dich an [e-mail]25 h/WCenter Administration