Office Manager:in / 12-16h/Woche

JobsinAustria; Wien; On-site; EUR 29,000 - 35,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Moderne Büroräume

Kleine Teams

Marktkonforme Bezahlung

Job summary

JobsinAustria in Wien sucht eine/n Büroassistent/in, der Terminkoordination, Korrespondenz und Verwaltung übernimmt. Sie arbeiten in einem kleinen Team, nutzen KI-Tools im Büroalltag und gestalten Prozesse flexibel mit.

Das Gehalt orientiert sich am Markt und liegt bei ca. 2.900 EUR brutto monatlich bei Vollzeit. Flexible Arbeitszeiten und moderne, klimatisierte Büroräume runden das Angebot ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation von Vorteil
• Erfahrung in Büroorganisation, Assistenz oder Verwaltung
• Grundkenntnisse in Buchhaltung oder Buchhaltungsvorbereitung
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
• Offenheit und Interesse für KI-Anwendungen im Büroalltag
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Terminkoordination, Korrespondenz, Postbearbeitung, Ablageorganisation, Materialbestellung
• Vertragsablage, Dokumentenverwaltung, Ausschreibungen unterstützen
• Laufende Buchhaltung vorbereiten, Belegverwaltung, Rechnungsstellung, Mahnwesen
• Einsatz und Weiterentwicklung von KI-Tools im Büroalltag

Skills

Büroorganisation

Assistenz

Verwaltung

Buchhaltungsvorbereitung

Deutschkenntnisse

Selbstständige Arbeitsweise

KI-Anwendungen

MS Office

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

KI-Tools

Job description

Aufgaben

• Terminkoordination, Korrespondenz, Postbearbeitung, Ablageorganisation, Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Wartung, Lieferanten u. a.)
• Vertragsablage, Dokumentenverwaltung, Unterstützung bei Ausschreibungen und Behördenwegen, Projektadministration
• Vorbereitung der laufenden Buchhaltung, Belegverwaltung, Rechnungsstellung, Mahnwesen, Abstimmung mit dem Steuerberater
• Einsatz und Weiterentwicklung von KI-Tools im Büroalltag (Textgenerierung, Recherche, Dokumentenverarbeitung, Automatisierung)
• zusammengefsst: Gesamte Büroorganisation, Verwaltung & Administration

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation von Vorteil
• Erfahrung in Büroorganisation, Assistenz oder Verwaltung
• Grundkenntnisse in Buchhaltung oder Buchhaltungsvorbereitung
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
• Offenheit und Interesse für KI-Anwendungen im Büroalltag
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten
• Helle, moderne und sehr gut ausgestattete (klimatisierte) Büroräumlichkeiten in zentraler Lage
• Kleines Team = kurze und direkte Entscheidungsprozesse
• Marktkonforme Bezahlung, Basis = 2.900 Eur / Monat brutto Vollzeitäquivalent