Teilzeit Office Management (m/w/d)

EFS Unternehmensberatung GesmbH; Wien; Vor Ort; EUR 27.720 - 33.880; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Weiterbildungsmöglichkeiten

Gute Verkehrsanbindung

Langfristige Perspektive

Flache Hierarchien

Zusammenfassung

EFS Unternehmensberatung GesmbH in Wien sucht eine engagierte Office Managerin / einen Office Manager (m/w/d). Sie organisieren den Büroalltag, betreuen Besucher:innen, koordinieren Anfragen und pflegen das Erscheinungsbild unseres Standorts.

Sie arbeiten eng mit der Buchhaltung, bestellen Büromaterial, koordinieren Dienstleister und unterstützen das Team. Voraussetzung sind mindestens C1 Deutsch und Englisch sowie Erfahrung im Office Management; Vollzeit, 40 Wochenstunden.

Qualifikationen

• Berufserfahrung im Office Management oder vergleichbarer Position.
• Erfahrung mit Facility Management und externen Dienstleistern ist wünschenswert.
• Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Kommunikationstools.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1).
• Mindestens 24 Wochenstunden, ideal vor Ort.

Aufgaben

• Organisation und Koordination des laufenden Office-Betriebs.
• Erster Ansprechpartner für Besucher:innen, Kund:innen & Partner:innen.
• Telefonische Erreichbarkeit sicherstellen & eingehende Anfragen bearbeiten.
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Verbrauchsartikeln.
• Koordination externer Dienstleister, Wartungen & Prüfungen.
• Schnittstelle zur Buchhaltung (Zahldokumente, Kreditkarten).
• Allgemeine administrative Aufgaben & Team-Unterstützung.

Kenntnisse

MS Office

Deutsch C1

Englisch C1

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Besuchermanagement

Kundenkontakt

Meeting Coordination

Tools

MS Teams

Outlook

Jobbeschreibung

# Office Management (m/w/d)Für unser Team suchen wir Menschen, die mit derselben Begeisterung an Herausforderungen herangehen wie wir. Menschen mit Persönlichkeit, die ihre individuellen Kompetenzen und Stärken einbringen und gemeinsam an zukunftsweisenden Lösungen für unsere Kunden arbeiten möchten.### Ihre Aufgaben:* Sie organisieren & koordinieren den laufenden Office-Betrieb und sorgen für ein gepflegtes sowie professionelles Erscheinungsbild unseres Standorts* Sie sind die erste Ansprechperson für Besucher:innen, Kund:innen sowie externe Partner:innen & repräsentieren unser Unternehmen nach außen* Sie stellen die telefonische Erreichbarkeit sicher & bearbeiten eingehende Anfragen* Sie verantworten die Bestellung & Verwaltung von Büromaterialien sowie Verbrauchsartikeln* Sie koordinieren externe Dienstleister & organisieren Wartungen, Reparaturen sowie erforderliche Prüfungen* Sie fungieren als Schnittstelle zur Buchhaltung (u. a. Eingangsrechnungen, Kreditkartenabrechnungen)* Sie übernehmen allgemeine administrative Aufgaben & unterstützen das Team im organisatorischen Tagesgeschäft### Wir bieten:* Flache Hierarchien & kurze Entscheidungswege* Eine langfristige Perspektive in einem erfolgreichen österreichischen Unternehmen mit einem vielseitigen Aufgabengebiet* Ein entwicklungsförderndes Umfeld mit Weiterbildungsangeboten* Möglichkeiten, eigene Initiativen & Projekte im Unternehmen zu verwirklichen* Ein modernes Büro mit sehr guter öffentlicher Verkehrsanbindung im Herzen Wiens### Sie passen zu uns, wenn Sie ...* Bereits Berufserfahrung im Office Management oder einer vergleichbaren Position gesammelt haben* Idealerweise Erfahrung im Facility Management oder in der Zusammenarbeit mit Hausverwaltungen & externen Dienstleister:innen mitbringen* Strukturiert, eigenverantwortlich & lösungsorientiert arbeiten* Organisationstalent mit einer Hands-on-Mentalität verbinden* Gerne Verantwortung übernehmen & den Office-Betrieb aktiv mitgestalten* Freude an einer serviceorientierten Rolle sowie an der Zusammenarbeit mit internen & externen Ansprechpartner:innen haben* Sicher mit MS Office & gängigen Kommunikationstools umgehen* Über sehr gute Deutsch- & Englischkenntnisse (jeweils mindestens C1) verfügen* Mindestens 24 Wochenstunden verfügbar sind & gerne vor Ort arbeitenWir bieten Ihnen ein Jahresbruttogehalt von €30.800,– (auf Basis Vollzeit 40h) sowie attraktive Benefits. Bei entsprechender Berufserfahrung & Qualifikation ist eine Überzahlung möglich.**Wir möchten Sie besser kennenlernen! Schicken Sie uns Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive CV & Motivationsschreiben.**Jetzt bewerben