Front Office/Office Manager:in (m/w/d)

team Technology Management GmbH; Wien; On-site; EUR 40,500 - 49,500; Full time

Benefits offered by this job

Flexibles Arbeiten

Projektvielfalt

Weiterbildung

Jobticket

Verpflegungszuschuss

Team Events

Job summary

Ein modernes Unternehmen in Wien sucht eine engagierte Persönlichkeit für das Front Office und Office Management. Sie übernehmen zentrale Aufgaben zur Sicherstellung eines professionellen Büroalltags und sind die erste Anlaufstelle für Kunden und Mitarbeiter. Ein freundliches Auftreten, Organisationsstärke sowie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sind für diese Position wichtig. Wir bieten ein Gehalt ab EUR 45.000 sowie attraktive Mitarbeiterbenefits in einem zukunftsorientierten Team.

Qualifications

• Freude am Umgang mit Menschen und ausgeprägtes Gespür für einen wertschätzenden Empfang.
• Erste einschlägige Berufserfahrung im Front Office oder Office Management von Vorteil.
• Grundwissen in Buchhaltung ist von Vorteil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Kunden und Mitarbeiter:innen.
• Organisation und Sicherstellung eines professionellen Office-Betriebs.
• Koordination von Besprechungen und Unterstützung bei der Vorbereitung.
• Verwaltung der Ein- und Ausgangspost sowie allgemeiner organisatorischer Agenden.

Skills

Freundliches Auftreten

Serviceorientierung

Organisationsstärke

Gute Kommunikationsfähigkeit

Teamorientierung

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung

Tools

MS-Office

Job description

Für unser Front Office und Office Management suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die mit Organisationstalent, Serviceorientierung und einem freundlichen Auftreten den Büroalltag mitgestaltet und als erste Anlaufstelle im Haus für einen reibungslosen Ablauf sorgt.

Sie übernehmen eine zentrale Rolle in unserem Büroalltag und tragen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise, Ihrem Gespür für Menschen sowie Ihrem Blick für ein angenehmes Umfeld wesentlich dazu bei, dass unser Office professionell, herzlich und effizient geführt wird.

Wenn Sie Freude daran haben, Organisation und Service miteinander zu verbinden, den Überblick zu bewahren und in einem vielseitigen Umfeld Verantwortung zu übernehmen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Was Sie erwartet – Ihre Aufgaben & Verantwortungen

• Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Kunden und Mitarbeiter:innen als erste Ansprechperson im Haus
• Organisation und Sicherstellung eines professionellen und reibungslosen Office-Betriebs
• Betreuung von Besprechungen und Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetingräumen
• Koordination kleiner Bewirtungsagenden sowie Sicherstellung eines gepflegten und einladenden Office-Umfelds
• Verwaltung der Ein- und Ausgangspost sowie allgemeiner organisatorischer Agenden
• Telefonvermittlung und professionelle Weiterleitung eingehender Anfragen
• Bestellwesen für Büromaterial, Getränke und sonstige benötigte Ressourcen
• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen sowie Hotelunterkünften inklusive
• Verwaltung und Kontierung von Kreditkartenabrechnungen
• Eingangsrechnungskontrolle
• Enge Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen zur Unterstützung eines gut funktionierenden Büroalltags
• Unterstützung bei der Organisation von Kunden- und Mitarbeiterveranstaltungen

Was Sie mitbringen – das ist uns wichtig

• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten
• Freude am Umgang mit Menschen sowie ein ausgeprägtes Gespür für einen wertschätzenden Empfang und professionellen Service
• Organisationsstärke, Eigeninitiative und eine strukturierte Arbeitsweise
• Hands-on-Mentalität sowie die Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig im Blick zu behalten
• Gute Kommunikationsfähigkeit und hohe Teamorientierung
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung, idealerweise mit Bezug zu Office, Empfang, Tourismus oder Hotellerie
• Erste einschlägige Berufserfahrung im Front Office, Office Management, Empfang oder in einer serviceorientierten Tätigkeit von Vorteil
• Grundwissen in Buchhaltung von Vorteil
• Gute MS-Office-Kenntnisse
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten für diese Position ein leistungsorientiertes Bruttojahresgehalt von mind. EUR 45.000 auf Basis Vollzeit. Dieses beinhaltet ein Fixum und einen variablen Bonus, abhängig von Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung. Eine Bereitschaft zur Überzahlung ist gegeben.

Was wir bieten – Ihre Perspektive

Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet, ein kollegiales, teamorientiertes Betriebsklima und alle Vorteile eines modernen, zukunftsorientierten Unternehmens. Unser attraktives Benefit Programm beinhaltet u.a.:

• Flexibles Arbeiten
• Projektvielfalt
• team Academy & Weiterbildung
• Buddysystem
• team Work
• Flache Hierarchie
• Jobticket
• Verpflegungszuschuss
• team Events