Office Manager:in // 12-16h/Woche

ARTPLAN GmbH; Wien; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Moderne Büroräumlichkeiten

Kurze Entscheidungsprozesse

Marktkonforme Bezahlung

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen in Wien sucht eine motivierte Assistenzkraft zur Unterstützung in der Büroorganisation und Administration. Zu den Aufgaben gehören Terminkoordination, Korrespondenz, die Vorbereitung der Buchhaltung sowie der Einsatz von KI-Tools zur Prozessoptimierung. Die ideale Kandidatin hat eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in der Büroorganisation und sehr gute Deutschkenntnisse. Flexible Arbeitszeiten und ein modernes Arbeitsumfeld werden geboten.

Qualifikationen

• Erfahrung in Büroorganisation und Verwaltung.
• Sicheren Umgang mit MS Office und digitalen Tools.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Terminkoordination und Korrespondenz.
• Unterstützung bei Ausschreibungen und Projektadministration.
• Vorbereitung der Buchhaltung und Rechnungsstellung.

Kenntnisse

Büroorganisation

MS Office

Interesse an KI-Anwendungen

Dokumentenverwaltung

Buchhaltung

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Aufgaben

Terminkoordination, Korrespondenz, Postbearbeitung, Ablageorganisation, Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Wartung, Lieferanten u. a.)

Vertragsablage, Dokumentenverwaltung, Unterstützung bei Ausschreibungen und Behördenwegen, Projektadministration

Vorbereitung der laufenden Buchhaltung, Belegverwaltung, Rechnungsstellung, Mahnwesen, Abstimmung mit dem Steuerberater

Einsatz und Weiterentwicklung von KI-Tools im Büroalltag (Textgenerierung, Recherche, Dokumentenverarbeitung, Automatisierung)

zusammengefsst: Gesamte Büroorganisation, Verwaltung & Administration

Qualifikation

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation von Vorteil

Erfahrung in Büroorganisation, Assistenz oder Verwaltung

Grundkenntnisse in Buchhaltung oder Buchhaltungsvorbereitung

Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools

Offenheit und Interesse für KI-Anwendungen im Büroalltag

Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten

Helle, moderne und sehr gut ausgestattete (klimatisierte) Büroräumlichkeiten in zentraler Lage

Kleines Team = kurze und direkte Entscheidungsprozesse

Marktkonforme Bezahlung, Basis = 2.900 Eur / Monat brutto Vollzeitäquivalent

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!