Office Management Coordinator (m/w/d)

ISG Personalmanagement GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 20.000 - 24.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Wellbeing-Programm

Sportangebot

Mitarbeitendenevents

Zusammenfassung

Freshfields sucht eine engagierte Office Management Coordinator (w/m/x) in Vollzeit für das Wiener Büro. Sie übernehmen Büroorganisation, Post und Materialbestellungen, betreuen Flächen und koordinieren externe Dienstleister.

Zu Ihren Aufgaben gehört außerdem die Unterstützung bei Sicherheitsmaßnahmen, Notfallplänen und der Einhaltung interner Standards. Sie fungieren als Ansprechpartner:in für Bürothemen, unterstützen das Onboarding neuer Kolleg:innen und organisieren Anerkennungsmaßnahmen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Maturaniveau).
• Sehr gute Umgangsformen und gepflegtes Erscheinungsbild.
• Sicheres, zuvorkommendes Auftreten.
• Hohe Serviceorientierung mit einem Auge fürs Detail.
• Sehr guter sprachlicher Ausdruck in Deutsch und Englisch.
• Verantwortungsbewusste, sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Büroorganisation, Post, Materialbestellungen, Betreuung der Büroflächen.
• Koordination externer Dienstleister.
• Unterstützung bei Sicherheitsmaßnahmen, Notfallplänen, Einhaltung interner Standards.
• Ansprechperson für Bürothemen, Onboarding neuer Kolleg:innen, Organisation von Anerkennungsmaßnahmen.
• Koordination von Wartungsverträgen, Projekten und externen Partnern.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Serviceorientierung

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Verlässlichkeit

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Maturaniveau)

Jobbeschreibung

Office Management Coordinator (w/m/x) Vollzeit/Wien

Freshfields ist eine der führenden internationalen Anwaltssozietäten. Mit über 5.500 Mitarbeitenden an mehr als 30 Standorten sind wir in allen wichtigen Wirtschaftsregionen vertreten. Wir bieten weltweit eine umfassende Beratung auf dem gesamten Gebiet des Wirtschaftsrechts für nationale und multinationale Industrieunternehmen, Finanzdienstleister und staatliche Organisationen.

Zur Verstärkung unseres Office Management Teams suchen wir für unser Wiener Büro ab sofort eine engagierte und verlässliche Persönlichkeit (w/m/x) im Rahmen einer Karenzvertretung, befristet voraussichtlich für zwei Jahre.

Deine Aufgaben im Überblick

• Office & Facility Management: Du kümmerst dich um Büroorganisation, Post, Materialbestellungen sowie die Betreuung unserer Büroflächen und koordinierst externe Dienstleister.
• Sicherheit & Compliance: Du unterstützt bei Sicherheitsmaßnahmen, Notfallplänen und der Einhaltung interner Standards.
• Mitarbeiter:innen-Service: Du bist Ansprechperson für Bürothemen, unterstützt das Onboarding neuer Kolleg:innen und organisierst interne Anerkennungsmaßnahmen.
• Dienstleister- & Vertragsmanagement: Du wirkst bei der Koordination von Wartungsverträgen, Projekten und externen Partnern mit.

Was Du mitbringen solltest

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Maturaniveau)
• Sehr gute Umgangsformen und gepflegtes Erscheinungsbild
• Sicheres, zuvorkommendes und freundliches Auftreten
• Hohe Serviceorientierung mit einem Auge fürs Detail
• Sehr guter sprachlicher Ausdruck in Deutsch und Englisch
• Verantwortungsbewusste, sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise

Was wir Dir bieten

• Abwechslungsreiche und herausfordernde Aufgaben in einem internationalen Umfeld
• Breites internationales Learning & Development Angebot
• Ein zentral gelegenes und modernes, barrierefreies Büro am neuesten Stand der Technik
• Teamspirit und zahlreiche Benefits und Mitarbeitendenevents (Wellbeing Programme, Sportangebot, Feierlichkeiten, etc.).

Hinweis gem § 9 GlBG: Als Mindestgrundlage für die Vereinbarung des Entgelts (mit der Möglichkeit der Überzahlung) ist auf Vollzeitbasis ein Brutto-Monatsgehalt in der Höhe von EUR 2.000,- mit der Bereitschaft zur Überzahlung je nach Erfahrung vorgesehen.