Office Management Coordinator (w/m/x)

0400 FBD USA LLP; Wien; Vor Ort; EUR 22.000 - 28.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Breites internationales Learning & Dev

Zentrales, modernes Büro

Zusammenfassung

Freshfields sucht ab sofort eine engagierte und verlässliche Persönlichkeit als Office Management Coordinator (w/m/x) am Standort Wien im Rahmen einer Karenzvertretung, befristet voraussichtlich zwei Jahre. Zu Ihren Aufgaben gehören Büroorganisation, Logistik, Gebäudemanagement, Sicherheit & Compliance, Mitarbeiter-Services sowie Vertrags- und Dienstleistermanagement.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, sehr gute Umgangsformen, sicheres Auftreten sowie Deutsch und Englisch

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Maturaniveau).
• Sehr gute Umgangsformen und gepflegtes Erscheinungsbild.
• Sicheres, zuvorkommendes und freundliches Auftreten.
• Hohe Serviceorientierung mit einem Auge fürs Detail.
• Sehr guter sprachlicher Ausdruck in Deutsch und Englisch.
• Verantwortungsbewusste, sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Büroorganisation & Logistik: Posteingang/-ausgang, Versorgung mit Getränken und Büromaterialien, Ausstattung der Arbeitsumgebung.
• Gebäudemanagement: Unterstützung bei Betreuung unserer Büroflächen, Meldung technischer Mängel, Koordination von Reparaturen oder Wartung.
• Sicherheit & Compliance: Mitarbeit bei Notfall- und Sicherheitsplänen, Organisation von Übungen, Einhaltung interner Standards.
• Mitarbeiter-Services: Ansprechpartner für Bürofragen, Onboarding neuer Kolleg:innen, Organisation von Aufmerksamkeiten und Anerkennungsmaßnahmen.
• Vertrags- & Dienstleistermanagement: Koordination von Wartungsverträgen, Projekten und Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Kenntnisse

Serviceorientierung

Deutsch

Englisch

Zuverlässigkeit

Kundenorientierung

Kommunikation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Office Management Coordinator (w/m/x) Freshfields ist eine der führenden internationalen Anwaltssozietäten. Mit über 5.500 Mitarbeitenden an mehr als 30 Standorten sind wir in allen wichtigen Wirtschaftsregionen vertreten. Wir bieten weltweit eine umfassende Beratung auf dem gesamten Gebiet des Wirtschaftsrechts für nationale und multinationale Industrieunternehmen, Finanzdienstleister und staatliche Organisationen.

Zur Verstärkung unseres Office Management Teams suchen wir für unser Wiener Büro ab sofort eine engagierte und verlässliche Persönlichkeit (w/m/x) im Rahmen einer Karenzvertretung, befristet voraussichtlich für zwei Jahre.

• Büroorganisation & Logistik: Du koordinierst Posteingang und -ausgang, kümmerst dich um die Versorgung mit Getränken und Büromaterialien und stellst sicher, dass unsere Arbeitsumgebung stets gut ausgestattet ist.
• Gebäudemanagement: Du unterstützt bei der Betreuung unserer Büroflächen, meldest technische Mängel und koordinierst Reparaturen oder Wartungstermine mit externen Dienstleistern.
• Sicherheit & Compliance: Du wirkts bei der Pflege von Notfall- und Sicherheitsplänen mit, unterstützt bei der Organisation von Übungen und sorgst für die Einhaltung interner Standards.
• Mitarbeiter-Services: Du bist Ansprechperson für Fragen rund ums Büro, begleitest neue Kolleg:innen beim Onboarding und organisierst Aufmerksamkeiten und Anerkennungsmaßnahmen zu besonderen Anlässen.
• Vertrags- & Dienstleistermanagement: Du unterstützt bei der Koordination von Wartungsverträgen, Projekten und der Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Was Du mitbringen solltest

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Maturaniveau)
• Sehr gute Umgangsformen und gepflegtes Erscheinungsbild
• Sicheres, zuvorkommendes und freundliches Auftreten
• Hohe Serviceorientierung mit einem Auge fürs Detail
• Sehr guter sprachlicher Ausdruck in Deutsch und Englisch
• Verantwortungsbewusste, sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise

Was wir Dir bieten

• Abwechslungsreiche und herausfordernde Aufgaben in einem internationalen Umfeld
• Breites internationales Learning & Development Angebot
• Ein zentral gelegenes und modernes, barrierefreies Büro am neuesten Stand der Technik
• Teamspirit und zahlreiche Benefits und Mitarbeitendenevents (Wellbeing Programme, Sportangebot, Feierlichkeiten, etc.)

Hinweis gem § 9 GlBG: Als Mindestgrundlage für die Vereinbarung des Entgelts (mit der Möglichkeit der Überzahlung) ist auf Vollzeitbasis ein Brutto-Monatsgehalt in der Höhe von EUR 2.000,- mit der Bereitschaft zur Überzahlung je nach Erfahrung vorgesehen.

Freshfields is a global law firm with a long-standing track record of successfully supporting the world’s leading national and multinational corporations, financial institutions, and governments on ground-breaking and business critical mandates. At Freshfields we seek to create a better future for our clients, our people and the communities in which we work. Our global teams bring together individuals with different experiences, skills and strengths in a culture where we support all to belong, engage and excel.