Reception & Client Services Coordinator (w/m/x)

0400 FBD USA LLP; Wien; Vor Ort; EUR 20.000 - 24.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Learning & Development

Zentrales Büro

Wellbeing-Programme

Zusammenfassung

Freshfields sucht ab Dezember 2026 zur Karenzvertretung eine:n motivierte:n Kolleg:in für unser Rezeptions- und Konferenzteam in Wien. Sie sind zentrale Ansprechperson für Gäste, betreuen Post und Telefon, steuern Lieferant:innen und sorgen für einen reibungslosen Empfangsbereich.

Dabei spielt Serviceorientierung und Teamfähigkeit eine zentrale Rolle. Zu Ihren Aufgaben gehören die Unterstützung im Druckservice, die Organisation von Meetings und internen Veranstaltungen sowie der freundliche,

Qualifikationen

• Serviceorientierung und Gastgebermentalität: Hohe Servicelaufbahn gegenüber Mandanten und Kolleg:innen.
• Hands-on-Mentalität: Anpacken, selbstständig Unterstützung erkennen.
• Organisationstalent: Selbstständig, strukturiert und vorausschauend arbeiten.

Aufgaben

• Empfang von Mandant:innen: zentrale Anlaufstelle, Gesicht des Offices.
• Lieferant:innen-Management: Koordination und reibungslose Zusammenarbeit.
• Verantwortung für Eingangsbereich: Überblick und gepflegtes Erscheinungsbild.
• Post- und Telefon-Management: Organisation und Bearbeitung eingehender Anrufe.
• Print Services: Unterstützung bei Druck-, Kopier- und Bindearbeiten.
• Unterstützung im Rezeptions- und Konferenzbereich: Meetings, Abend- und Kundenveranstaltungen.

Kenntnisse

Serviceorientierung

Gastgebermentalität

Hands-on-Mentalität

Organisationstalent

Detailgenauigkeit

Teamfähigkeit

Zuverlässigkeit

Flexibilität

Deutsch fließend

Englisch vorteilhaft

Jobbeschreibung

Freshfields ist eine der führenden internationalen Anwaltssozietäten. Mit über 5.500 Mitarbeitenden an mehr als 30 Standorten sind wir in allen wichtigen Wirtschaftsregionen vertreten. Wir bieten weltweit eine umfassende Beratung auf dem gesamten Gebiet des Wirtschaftsrechts für nationale und multinationale Industrieunternehmen, Finanzdienstleister und staatliche Organisationen. Für unser Büro in Wien suchen wir ab Dezember 2026, im Rahmen einer Karenzvertretung, voraussichtlich befristet bis zum November 2028, eine:n motivierte:n und verlässliche:n Kolleg:in (w/m/x) zur Verstärkung unseres Rezeptions- und Konferenzteams.

Wie Deine Aufgaben bei uns aussehen

In Deiner Funktion erwartet Dich ein spannendes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet. Als wertvolle Verstärkung unseres Teams unterstützt Du bei sämtlichen Agenden, wie unter anderem:

• Mandant:innen-Empfang: als zentrale Ansprechperson unserer Gäste bist Du ihre erste Anlaufstelle und somit das Gesicht von Freshfields und damit essentiell für unseren ersten Eindruck.
• Lieferant:innen-Management: Du bist Sparringpartner:in unserer Lieferant:innen und stellst eine reibungslose Zusammenarbeit sicher.
• Verantwortung für unseren Eingangsbereich: Du hast unseren gesamten Eingangsbereich im Blick und stellst sicher, dass hier jedes Detail stimmt.
• Post und Telefon Management: Du betreust unsere Poststation und verantwortest eine gute und strukturierte Organisation, sowie die korrekte Bearbeitung von eingehenden Anrufen.
• Print Services: Du unterstützt bei kurzfristigen Druck-, Kopier- und Bindearbeiten.
• Unterstützung im Rezeptions- und Konferenzbereich: bei Meetings, Abendveranstaltungen für Mandanten, sowie internen Veranstaltungen.

Was Du mitbringen solltest

• Serviceorientierung und Gastgebermentalität: Du hast Freude daran, Menschen zu betreuen und einen exzellenten Service zu bieten. Ein professioneller, herzlicher und aufmerksamer Umgang mit Mandant:innen und Kolleg:innen ist für Dich selbstverständlich.
• Hands-on-Mentalität: Du packst gerne mit an, erkennst selbstständig, wo Unterstützung benötigt wird, und scheust Dich nicht davor, auch praktische Aufgaben zu übernehmen.
• Organisationstalent und Struktur: Du arbeitest selbstständig, organisiert und vorausschauend. Auch bei mehreren parallellaufenden Aufgaben behältst Du den Überblick und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
• Auge fürs Detail und Qualitätsbewusstsein: Du achtest auf Ordnung, Sauberkeit und eine professionelle Präsentation der Empfangs-, Meeting- und Client-Bereiche. Du erkennst Optimierungspotenzial und handelst proaktiv.
• Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke: Du arbeitest gerne im Team, unterstützt deine Kolleg:innen flexibel und trägst zu einer positiven Arbeitsatmosphäre bei.
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein: Du erledigst Deine Aufgaben gewissenhaft und kannst Dich auch in stressigen Situationen auf Prioritäten konzentrieren.
• Flexibilität: Du bist bereit, Deine Arbeitszeiten bei Meetings oder besonderen Veranstaltungen gelegentlich anzupassen und auch in Ausnahmefällen eine verlängerte Abendbetreuung sicherzustellen.
• Sprachkenntnisse: Gute Deutschkenntnisse werden vorausgesetzt. Englischkenntnisse sind von Vorteil, stehen jedoch nicht im Vordergrund der Position.

Was wir Dir bieten

Abwechslungsreiche und herausfordernde Aufgaben in einem internationalen Umfeld Breites internationales Learning & Development Angebot Ein zentral gelegenes und modernes, barrierefreies Büro am neuesten Stand der Technik Teamspirit und zahlreiche Benefits und Mitarbeitendenevents (Wellbeing Programme, Sportangebot, Feierlichkeiten, etc.).

Hinweis gem § 9 GlBG

Als Mindestgrundlage für die Vereinbarung des Entgelts (mit der Möglichkeit der Überzahlung) ist auf Vollzeitbasis ein Brutto-Monatsgehalt in der Höhe von EUR 2.000,- mit der Bereitschaft zur Überzahlung je nach Erfahrung vorgesehen.

Deine Ansprechpartnerin bei Freshfields

Christina Bast HR Business Partner Peregringasse 4 1090 Wien [phone] [e-mail]

Freshfields is a global law firm with a long-standing track record of successfully supporting the world’s leading national and multinational corporations, financial institutions, and governments on ground-breaking and business critical mandates. At Freshfields we seek to create a better future for our clients, our people and the communities in which we work. Our global teams bring together individuals with different experiences, skills and strengths in a culture where we support all to belong, engage and excel.