Office Manager:in mit Empfangsverantwortung Vollzeit

Siwacht Bewachungsdienst GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Wiener Linien Jahreskarte-Zuschuss

Essensgutscheine 8 Euro/Tag

Teamevents

Gratis Parkplatz am Office

Gratis Kaffee, Obst & Müsli

Zusammenfassung

Siwacht Bewachungsdienst GmbH in Wien-Donaustadt sucht eine Office-Management-Kraft mit Empfangsverantwortung. Sie sind die zentrale Anlaufstelle im Büro für Kolleg:innen, Gäste und Geschäftspartner:innen und sorgen dafür, dass alle Büroprozesse reibungslos funktionieren.

Zu Ihren Aufgaben gehören professioneller Empfang, Telefondienst, Besucherverwaltung, Koordination externer Dienstleister, Dokumentenfluss, Reisekostenabrechnungen und die Organisation von Meetings sowie Firmenevents.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z.B. Handelsmana).
• Matura als zusätzlicher Vorteil.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Empfangs- oder Office-Management.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook).
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Professioneller und herzlicher Empfang von Gästen, Kund:innen und Partner:innen.
• Betreuung der Telefonzentrale und Besucherverwaltung über ein digitales System
• Koordination externer Sicherheits- und Empfangsdienste
• Steuerung des Dokumentenflusses zwischen Reception, Leasing und Accounts Receivable
• Fristgerechte Bearbeitung und Weiterleitung vertragsrelevanter Dokumente
• Prüfung eingehender Dokumente auf Vollständigkeit und Zuordnung
• Unterstützung bei internen Kontrollen und Compliance
• Mitwirkung an der Optimierung administrativer Prozesse und Abläufe
• Koordination von Meetings inkl. Raumbuchung, Technik und Einladungsmanagement
• Kalenderkoordination und Reisebuchungen (Flug, Bahn, Hotel) + Reisekostenabrechnungen
• Organisation von Firmenevents, Catering und Bewirtungen
• Dokumentation CO₂-relevanter Reisedaten
• Administrative Unterstützung der Bereiche Legal, HR, Controlling und Office Management
• Koordination von Bestellungen, Reparaturen und technischen Services
• Unterstützung im Rechnungsmanagement und digitalen Freigabeprozessen
• Pflege der Office-Begrünung

Kenntnisse

Verhandlungssichere Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Kundenorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Matura

Tools

MS Office (Outlook, Word, Excel)

Jobbeschreibung

Für ein Sicherheitsdienstleistungsunternehmen am Standort Wien-Donaustadt wird eine Office-Management-Kraft mit Empfangsverantwortung gesucht. In dieser Rolle bist du die zentrale Anlaufstelle im Büro für Kolleg:innen, Gäste und Geschäftspartner:innen und sorgst dafür, dass im Office alles reibungslos läuft.

Deine Aufgaben

• Professioneller und herzlicher Empfang von Gästen, Kund:innen und Partner:innen
• Betreuung der Telefonzentrale und Steuerung der Besucherverwaltung über ein digitales Zugangssystem
• Koordination der Zusammenarbeit mit externen Sicherheits- und Empfangsdiensten
• Steuerung und Koordination des Dokumentenflusses zwischen Reception, Leasing und Accounts Receivable
• Fristgerechte Bearbeitung und Weiterleitung vertragsrelevanter Dokumente
• Prüfung eingehender Dokumente auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und korrekte Zuordnung
• Unterstützung bei der Einhaltung interner Kontrollanforderungen (Internal Controls)
• Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung administrativer Prozesse und Dokumentenabläufe
• Koordination interner und externer Meetings inklusive Raumbuchung, Technik und Einladungsmanagement
• Unterstützung bei der Kalenderkoordination
• Buchung von Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel) und Erstellung von Reisekostenabrechnungen
• Organisation von Firmenevents, Catering und Bewirtungen
• Unterstützung bei der Dokumentation CO₂-relevanter Reisedaten
• Administrative Unterstützung der Bereiche Legal, HR, Controlling und Office Management
• Koordination von Bestellungen, Reparaturen und technischen Services
• Unterstützung im Rechnungsmanagement und bei digitalen Freigabeprozessen
• Pflege und Koordination der Office-Begrünung

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Matura
• Mehrjährige Berufserfahrung im Empfangs- oder Office-Management-Bereich
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
• Professionelles und freundliches Auftreten
• Hohe Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Von Vorteil: Erfahrung mit digitalen Besucher:innen- oder Dokumentenmanagementsystemen
• Von Vorteil: Kenntnisse in der Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
• Von Vorteil: Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld

Das bietet die Position

• Modernes Büro im Herzen von Wien mit guter öffentlicher Anbindung
• Fixe Arbeitszeiten mit Möglichkeit zur internen Abstimmung bei persönlichen Bedürfnissen
• Zuschuss zur Wiener Linien Jahreskarte
• Essensgutscheine in Höhe von 8 Euro pro Arbeitstag
• Regelmäßige Teamevents
• Gratis Parkplatz am Office-Standort
• Gratis Kaffee, Obst und Müsli im Office

Arbeitszeit & Arbeitsort

• Vollzeit, 40 Stunden pro Woche
• Arbeitsort: 1220 Wien
• Arbeitsbeginn: ab sofort

Gehalt

Das Mindestentgelt beträgt 3.000,00 Euro brutto pro Monat auf Basis Vollzeitbeschäftigung. Je nach Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung besteht Bereitschaft zur Überzahlung.