Reception & Client Services Coordinator (m/w/d)

ISG Personalmanagement GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 23.000 - 33.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Zentrales Büro

Benefits & Events

Wellbeing-Programm

Zusammenfassung

Freshfields Wien sucht ab Dezember 2026 eine motivierte Reception & Client Services Coordinator (w/m/x) in Vollzeit zur Verstärkung unseres Rezeptions- und Konferenzteams. Die Position bietet ein internationales Umfeld, ein modernes Büro im Zentrum von Wien und vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten.

Sie sind erste Ansprechperson für Mandantinnen, Gäste und Dienstleisterinnen, empfangen und betreuen sie professionell, unterstützen Meetings und Veranstaltungen, organisieren den Empfangsbereich und

Qualifikationen

• Serviceorientierung und Gastgebermentalität erforderlich.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise.
• Hohes Qualitätsbewusstsein und gute Organisationsfähigkeiten.
• Gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse von Vorteil.
• Bereitschaft zu gelegentlichen Abendveranstaltungen.

Aufgaben

• Empfang und Betreuung von Mandantinnen und Gästen
• Mitwirkung bei Meetings, Mandantinnenveranstaltungen und internen Events
• Organisation und Betreuung des Empfangsbereichs
• Koordination von Post, Telefonzentrale und Lieferantinnen
• Unterstützung bei Druck-, Kopier- und Bindearbeiten
• Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft

Kenntnisse

Serviceorientierung

Gastgebermentalität

Professionelles Auftreten

Selbstständigkeit

Hands-on-Mentalität

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Organisationsgeschick

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Jobbeschreibung

Reception & Client Services Coordinator (w/m/x) Vollzeit/Wien

Freshfields ist eine der führenden internationalen Anwaltssozietäten. Mit über 5.500 Mitarbeitenden an mehr als 30 Standorten sind wir in allen wichtigen Wirtschaftsregionen vertreten. Wir bieten weltweit eine umfassende Beratung auf dem gesamten Gebiet des Wirtschaftsrechts für nationale und multinationale Industrieunternehmen, Finanzdienstleister und staatliche Organisationen.

Für unser Büro in Wien suchen wir ab Dezember 2026, im Rahmen einer Karenzvertretung, voraussichtlich befristet bis zum November 2028, eine:n motivierte:n und verlässliche:n Kolleg:in (w/m/x) zur Verstärkung unseres Rezeptions- und Konferenzteams.

Wie Deine Aufgaben bei uns aussehen

In dieser abwechslungsreichen Position bist Du erste Ansprechperson für unsere Mandant:innen, Gäste und Dienstleister:innen und trägst maßgeblich zu einem professionellen Auftritt unseres Wiener Büros bei. Zu Deinen Aufgaben gehören insbesondere:

• Empfang und Betreuung von Mandant:innen und Gästen
• Mitarbeit bei Meetings, Mandant:innenveranstaltungen und internen Events
• Organisation und Betreuung des Empfangsbereichs
• Koordination von Post, Telefonzentrale und Lieferant:innen
• Unterstützung bei Druck-, Kopier- und Bindearbeiten
• Administrative Unterstützung im Tagesgeschäft und Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs

Was Du mitbringen solltest

• Ausgeprägte Serviceorientierung und Gastgebermentalität
• Professionelles, freundliches und souveränes Auftreten
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hands-on-Mentalität sowie ein höhes Qualitätsbewusstsein
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Organisationsgeschick
• Flexibilität bei gelegentlichen Abendveranstaltungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil

Was wir Dir bieten

• Abwechslungsreiche und herausfordernde Aufgaben in einem internationalen Umfeld
• Breites internationales Learning & Development Angebot
• Ein zentral gelegenes und modernes, barrierefreies Büro am neuesten Stand der Technik
• Teamspirit und zahlreiche Benefits und Mitarbeitendenevents (Wellbeing Programme, Sportangebot, Feierlichkeiten, etc.).

Hinweis gem § 9 GlBG: Als Mindestgrundlage für die Vereinbarung des Entgelts (mit der Möglichkeit der Überzahlung) ist auf Vollzeitbasis ein Brutto-Monatsgehalt in der Höhe von EUR 2.000,- mit der Bereitschaft zur Überzahlung je nach Erfahrung vorgesehen.