Managementassistent/in

HC immOH; Wien; Vor Ort; EUR 42.000 - 66.000; Vollzeit

Zusammenfassung

HC immOH sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung, die die Führungsebene strategisch unterstützt und den reibungslosen Ablauf des Managementalltags sicherstellt. Sie koordinieren die Zusammenarbeit zwischen Geschäftsführung, Managementteam und Leitung, organisieren Termine, Korrespondenz und administrative Prozesse.

Sie übernehmen eigenverantwortlich Projekte, bereiten Entscheidungsgrundlagen auf, analysieren Kennzahlen und erstellen Berichte.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium.
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Position.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Affinität für Zahlen, Daten und Fakten.
• Prozessuales Denkvermögen, schnelle Auffassungsgabe und strukturierte Arbeitsweise.
• Hohe Eigenverantwortung sowie eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität.
• Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
• Hohe Diskretion, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Belastbarkeit, Flexibilität und Engagement in einem dynamischen Arbeitsumfeld

Aufgaben

• Du unterstützt die Geschäftsführung in strategischen, operativen und organisatorischen Themen.
• Du koordinierst die Zusammenarbeit zwischen Geschäftsführung, Managementteam und der erweiterten Geschäftsführungsleitung.
• Du verantwortest die Organisation des Managementalltags inklusive Terminmanagement, Korrespondenz und administrativer Aufgaben.
• Du bereitest Meetings vor, dokumentierst Ergebnisse und stellst Umsetzung der Maßnahmen sicher.
• Du übernimmst Fachassistenzaufgaben und vertrittst die Geschäftsführung in internen Abstimmungen.
• Du leitest eigenständig Projekte und begleittest sie von Konzeption bis Umsetzung.
• Du analysierst Kennzahlen, erstellst Berichte und Präsentationen für die Geschäftsführung.
• Du verantwortest Zeitwirtschaft und ausgewählte administrative Prozesse.
• Du sorgst für einen professionellen Office-Betrieb und agierst als Schnittstelle zu Stakeholdern.
• Du baust ein starkes internes Netzwerk auf und erkennst Potenziale frühzeitig

Kenntnisse

Organisation

Zahlenaffinität

Kommunikation

Hands-on-Mentalität

Eigenverantwortung

Stakeholder-Kommunikation

MS Office

Ausbildung

Abgeschlossenes Studium

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

ab 30 Wochenstunden

Das erwartet Dich

• Du unterstützt die Geschäftsführung in strategischen, operativen und organisatorischen Themen und übernimmst eigenverantwortlich Aufgaben, die ein hohes Maß an Vertrauen und Diskretion erfordern.
• Du koordinierst die Zusammenarbeit zwischen Geschäftsführung, Managemntteam und der erweiterten Geschäftsführungsleitung und sorgst für einen effizienten Informationsfluss.
• Du verantwortest die professionelle Organisation des Managementalltags, einschließlich Terminmanagement, Korrespondenz und sonstiger administrativer Aufgaben.
• Du bereitest Management-Meetings, Klausuren, Generalversammlungen und weitere Gremiensitzungen vor und nach, dokumentierst Ergebnisse und stellst die konsequente Umsetzung vereinbarter Maßnahmen sicher.
• Du übernimmst Fachassistenzaufgaben, vertrittst die Geschäftsführung in internen Abstimmungen und arbeitest aktiv in Arbeitsgruppen sowie bereichsübergreifenden Projekten mit.
• Du leitest eigenständig Projekte und Sonderaufgaben mit strategischer Relevanz und begleitest diese von der Konzeption bis zur erfolgreichen Umsetzung.
• Du analysierst Kennzahlen, bereitest Entscheidungsgrundlagen auf und erstellst aussagekräftige Berichte, Unterlagen und Präsentationen für die Geschäftsführung.
• Du verantwortest die Zeitwirtschaft sowie ausgewählte administrative Prozesse und stellst deren reibungslose Abwicklung sicher.
• Du sorgst für einen professionellen und effizienten Office-Betrieb und agierst als verlässliche Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern.
• Du baust ein starkes internes Netzwerk auf und erkennst relevante Themen, Potenziale und Handlungsfelder frühzeitig, um diese proaktiv voranzutreiben.

Das bringst Du mit

• Abgeschlossenes Studium
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Position
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie Affinität für Zahlen, Daten und Fakten
• Prozessuales Denkvermögen, schnelle Auffassungsgabe und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Eigenverantwortung sowie eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität
• Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Hohe Diskretion, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Belastbarkeit, Flexibilität und Engagement in einem dynamischen Arbeitsumfeld

Wir setzen uns für Vielfalt, Inklusion und Chancengleichheit ein und suchen Menschen, die so vielfältig sind wie unsere Stadt! Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich erwünscht. Des Weiteren streben wir eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungspositionen und in technischen Bereichen an und freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen.

Wir freunen uns auf Sie!