Executive Assistant (w/m/d) | Manpower

Manpower Group GmbH (Austria); Wien; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Home-Office-Möglichkeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Moderne Arbeitsumgebung

Zusammenfassung

Ein internationales Personalunternehmen in Wien sucht einen erfahrenen Executive Assistant, der die Geschäftsführung professionell unterstützt. Die Aufgaben umfassen umfassendes Kalender- und Reisemanagement, die Koordination interner Abläufe sowie die Erstellung von Berichten und Präsentationen. Der ideale Kandidat bringt mehrjährige Erfahrung, starke kommunikative Fähigkeiten in Deutsch und Englisch sowie eine proaktive und lösungsorientierte Persönlichkeit mit. Flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeiten werden geboten.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder in vergleichbaren Rollen.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und hohe Präzision.
• Proaktive Persönlichkeit mit lösungsorientiertem Mindset.

Aufgaben

• Professionelles Kalender- und Reisemanagement für die Geschäftsführung.
• Koordination bereichsübergreifender Abläufe und Schnittstelle zu Teams.
• Verfassen und Editieren von Management-Präsentationen und Berichten.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit in Deutsch

Kommunikationsfähigkeit in Englisch

MS Office Kenntnisse

Technische Affinität

Jobbeschreibung

Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch unter hoher Dynamik den Überblick und unterstützen Führungskräfte auf Top-Level? Dann bietet diese Position eine außergewöhnliche Chance, eine Schlüsselrolle im Managementumfeld zu übernehmen.

Ihre Aufgaben

• Professionelles Kalender-, Termin- und Reisemanagement für die Geschäftsführung; inkl. vorausschauender Planung und Priorisierung
• Screening und Priorisieren von Anfragen, Sicherstellen eines effizienten Informationsflusses
• Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung von Briefings, Protokollen und Follow-ups
• Koordination bereichsübergreifender Abläufe sowie Schnittstelle zu internen Teams, Kund*innen & externen Stakeholdern
• Verfassen, Strukturieren und Editieren von Management‑Präsentationen, Berichten und schriftlicher Kommunikation
• Souveräne Kommunikation mit Führungskräften, Partnern, Investor*innen und Kund*innen
• Mitarbeit an Sonderprojekten, Controlling‑Aufgaben, Reporting und internen Prozessoptimierungen
• Unterstützung beim Aufbereiten von Zahlen, Daten & Analysen
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung oder in vergleichbaren Rollen
• Ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Präzision, Eigenständigkeit & Diskretion
• Starke Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Sehr guter Umgang mit MS Office sowie digitalen Tools; technische Affinität von Vorteil
• Proaktive Persönlichkeit mit lösungsorientiertem Mindset – auch in zeitkritischen Situationen
• Zahlenverständnis und Erfahrung mit Reports/Controlling von Vorteil
• Professionelles Arbeitsumfeld mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
• Flexible Arbeitszeiten, Home‑Office‑Möglichkeiten je nach Unternehmensmodell
• Moderne Arbeitsumgebung & strukturierte Einarbeitung
• Weiterbildungs‑ und Entwicklungsmöglichkeiten

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Wenn Sie eine verantwortungsvolle Rolle suchen, in der Sie strategisch denken, operativ umsetzen und als rechte Hand der Geschäftsführung agieren, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!