Institute Administrator: Budgets, HR & Events, Flexible Hours

Universität Wien; Wien; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Home Office möglich

Fortbildungsmöglichkeiten

Gute öffentliche Anbindung

Chancengleichheit und Diversität

Job summary

Die Universität Wien sucht für das Institut für funktionelle Materialien und Katalyse eine/n Institutsreferent/in zur eigenständigen Abwicklung von Personal-, Budget- und Lehre-Verwaltungsaufgaben. Sie arbeiten eng mit vier Arbeitsgruppen und rund 40 Mitarbeitenden zusammen.

Die Stelle ist befristet auf ein Jahr mit Aussicht auf Entfristung. Erwartet werden fundierte Office-Kompetenzen, Organisationstalent, Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Dienstleistungssinn.

Qualifications

• Allgemeine oder berufsbildende höhere Schule oder kaufmännischer Lehrabschluss.
• Berufserfahrung im Office-Management, ideal im wissenschaftlichen/universitären Kontext.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Unterstützung des Instituts bei Organisation und Administration von Lehre und Prüfung.
• Englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit Schnittstellen.
• Organisation von Meetings, Tagungen und Symposien.
• Assistenz bei der Pflege der Institutswebseite.
• Budgetverwaltung, Ausschreibungs-/Recruitingprozesse.
• Reise- und Abwesenheitsmanagement.
• Bestellwesen, Studierenden- und Lehrendenbetreuung.
• Inventarbeauftragte/in übernehmen.

Skills

Office-Management

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationsfähigkeit

Serviceorientierung

Selbstständigkeit

Kommunikatives Talent

Education

Matura/Fachmatura oder kaufmännischer Lehrabschluss

Tools

i3v

TYPO3

SA

Job description

Die Universität Wien sucht für das Institut für funktionelle Materialien und Katalyse eine/n Institutsreferent/in zur eigenständigen Abwicklung von Personal-, Budget- und Lehre-Verwaltungsaufgaben. Sie arbeiten eng mit vier Arbeitsgruppen und rund 40 Mitarbeitenden zusammen.

Die Stelle ist befristet auf ein Jahr mit Aussicht auf Entfristung. Erwartet werden fundierte Office-Kompetenzen, Organisationstalent, Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Dienstleistungssinn.