Institutsreferent*in

Universit; Wien; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Work-Life-Balance

Inspirierendes Arbeitsklima

Gute öffentliche Anbindung

Interne Weiterbildung

Job summary

Universität Wien sucht eine*n Institutsreferent*in am Institut für funktionelle Materialien und Katalyse der Fakultät Chemie. Sie unterstützen das Team mit Personal-, Budget- und Lehrverwaltungsaufgaben und arbeiten eigenverantwortlich.

Der Arbeitsplatz ist eingebettet in ein motiviertes universitärer Umfeld mit vier Arbeitsgruppen und ca. 40 Mitarbeitenden; befristete Anstellung, Start ab 01.12.2026, Option auf Entfristung.

Qualifications

• Allgemeine oder Berufsbildende höhere Schule (Matura/Fachmatura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss.
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Sehr gute MS Office Kenntnisse
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Organisatorische Fähigkeiten
• Fähigkeit selbständig und eigenverantwortlich zu arbeiten
• Starke Serviceorientierung, soziale Kompetenz und Selbständigkeit
• Organisationsfähigkeit und kommunikatives Talent
• Kenntnisse von universitätsspezifischen EDV-Anwenderkenntnissen sind von Vorteil - i3v, typo 3, SAP

Responsibilities

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
• Sie übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
• Sie organisieren Meetings und unterstützen bei der Organisation von Tagungen und Symposien.
• Sie unterstützen bei der Betreuung der Institutshomepage.
• Sie übernehmen die Budgetverwaltung (Kontrolle Eingänge und Ausgänge).
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess.
• Sie übernehmen das Reisemanagement und die Abwesenheitsverwaltung.
• Sie unterstützen/übernehmen das Bestellwesen.
• Sie übernehmen die Studierenden- und Lehrendenbetreuung.
• Sie übernehmen die Rolle des*r Inventarbeauftragte*n.

Skills

MS Office Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationsfähigkeit

Selbständigkeit

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Education

Allgemeine oder Berufsoberschule / kaufmännischer Lehrabschluss

Tools

SAP

i3v

TYPO3

Job description

Suchen Sie nach passenden Jobs mittels Stichwort, das Sie am Ende mit einem Sternchen versehen.
Z.B. "Organ*" für Organisationsassistent*in oder "Univ*" für Universitätsassistent*in

Wählen Sie aus, wie oft (in Tagen) Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.500 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine

Institutsreferent*in

52 Fakultät für Chemie

Besetzung ab: 01.12.2026 | Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis:

Stellen ID: 6351

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Ihr zukünftiger Arbeitsplatz ist am Institut für funktionelle Materialien und Katalyse, das Teil der Fakultät für Chemie, der Universität Wien ist. Sie unterstützen als Institutsreferent*in das Team des Instituts für funktionelle Materialien und Katalyse und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch. Am Institut sind vier Arbeitsgruppen sowie ca. 40 wissenschaftliche und nicht-wissenschaftliche Mitarbeiter*innen tätig.

Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet (mit der Möglichkeit einer Entfristung).

Das machen Sie konkret:

Sie sind zentrale*r Ansprechpartner*in für vielseitige und abwechslungsreiche Aufgabenbereiche. Das bedeutet unter anderem:

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
• Sie übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
• Sie organisieren Meetings und unterstützen bei der Organisation von Tagungen und Symposien.
• Sie unterstützen bei der Betreuung der Institutshomepage.
• Sie übernehmen die Budgetverwaltung (Kontrolle Eingänge und Ausgänge).
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess.
• Sie übernehmen das Reisemanagement und die Abwesenheitsverwaltung.
• Sie unterstützen/übernehmen das Bestellwesen.
• Sie übernehmen die Studierenden- und Lehrendenbetreuung.
• Sie übernehmen die Rolle des*r Inventarbeauftragte*n.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Allgemeine oder Berufsbildende hö̈here Schule (Matura/Fachmatura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Sehr gute MS Office Kenntnisse
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Organisatorische Fähigkeiten
• Fähigkeit selbständig und eigenverantwortlich zu arbeiten
• Starke Serviceorientierung, soziale Kompetenz und Selbständigkeit
• Organisationsfähigkeit und kommunikatives Talent
• Kenntnisse von universitätsspezifischen EDV-Anwenderkenntnissen sind von Vorteil - i3v, typo 3, SAP

Das bieten wir Ihnen:

• WorkLife-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können nach Absprache auch teilweise im Home Office arbeiten.
• Inspirierendes Arbeitsklima:Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.
• Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar.
• Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu erweitern. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot!
• Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,20 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
• Vertrag: Das Dienstverhältnis ist vorerst auf ein Jahr befristet. Danach wird eine entfristete Beschäftigung – im gegenseitigen Einvernehmen – angestrebt.
• Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität . Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien.Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.