Institutsreferent*in

University of Vienna; Wien; Hybride; EUR 27 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Flexible Arbeitszeiten

Remote-Arbeiten möglich

Inspirierendes Teamklima

Kostenlose Weiterbildung

Gehalt laut Erfahrung

Résumé du poste

Universität Wien sucht eine*n Institutesreferent*in (34 Rechtswissenschaftliche Fakultät) zur Unterstützung des Lehrbetriebs und der Verwaltung. Sie betreuen Lehrende, organisieren Prüfungen, erstellen Moodle-Kurse und bereiten Materialien vor.

Des Weiteren gehören Reisen, Abrechnungen und Onboarding neuer Mitarbeiter*innen zum Aufgabenbereich. Unsere Anforderungen umfassen eine kaufmännische Ausbildung, exzellente MS Office Kenntnisse, gute Rechtschreibung und Grundkenntnisse des Englischen.

Qualifications

• Kaufmännischer Lehrabschluss oder Abschluss einer Berufsbildenden Mittleren Schule.
• Ausgezeichnete MS Office Kenntnisse (insbesondere Excel und PowerPoint)
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und Grundkenntnisse des Englischen

Responsabilités

• Unterstützung im Lehrbetrieb, insbesondere bei der Organisation und Administration von Lehrveranstaltungen und Prüfungen
• Betreuung interner und externer Lehrender
• Beantwortung von Anfragen von Studierenden
• Erstellung und Verwaltung von Moodle-Kursen sowie Bereitstellung von Lehrmaterialien
• Unterstützung bei der Recherche und Vorbereitung von Korrespondenz, Gutachten, Publikationen und Veranstaltungen (Kopie- und Scanaufträge, Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung wissenschaftlicher Texte, Vorträge und PowerPoint-Präsentationen)
• Aktualisierung der Homepage
• Vorbereitung dienstlicher Reisen und deren Abrechnung sowie Unterstützung bei der Abwesenheitsverwaltung
• Administration des Ausschreibungs-/Recruitingprozesses und Unterstützung bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding

Connaissances

MS Office

Deutsch Rechtschreibung

Englisch Grundkenntnisse

Typo3

Formation

Kaufmännischer Lehrabschluss oder Abschluss einer Berufsbildenden Mittleren Schule

Outils

Typo3

Description du poste

Institutsreferent*in (34 Rechtswissenschaftliche Fakultät)

Beginndatum: 01.12.2026
Stundenausmaß: 40
Einstufung KV:

• 54 VwGr. II b

Die Stelle ist vorerst auf 12 Monate befristet, eine spätere Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis ist im beiderseitigen Einverständnis möglich.

Aufgaben

• Unterstützung im Lehrbetrieb, insbesondere bei der Organisation und Administration von Lehrveranstaltungen und Prüfungen
• Betreuung interner und externer Lehrender
• Beantwortung von Anfragen von Studierenden
• Erstellung und Verwaltung von Moodle-Kursen sowie Bereitstellung von Lehrmaterialien
• Unterstützung bei der Recherche und Vorbereitung von Korrespondenz, Gutachten, Publikationen und Veranstaltungen (Kopie- und Scanaufträge, Korrekturlesen und redaktionelle Bearbeitung wissenschaftlicher Texte, Vorträge und PowerPoint-Präsentationen)
• Aktualisierung der Homepage
• Vorbereitung dienstlicher Reisen und deren Abrechnung sowie Unterstützung bei der Abwesenheitsverwaltung
• Administration des Ausschreibungs-/Recruitingprozesses und Unterstützung bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen bis hin zum Onboarding

Qualifikationen

• Kaufmännischer Lehrabschluss oder Abschluss einer Berufsbildenden Mittleren Schule
• Ausgezeichnete MS Office Kenntnisse (insbesondere Excel und PowerPoint)
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und Grundkenntnisse des Englischen

Wünschenswerte Kenntnisse und Erfahrungen

• Erfahrung im Umgang mit Content Management Systemen (z. B. Typo3)
• Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung

Arbeitsstil

• Eigenverantwortliches und strukturiertes Arbeiten
• Lösungsorientierung
• Teamplayerin mit hoher Service- und Kundinnenorientierung

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Remote-Arbeiten im gegenseitigen Einvernehmen
• Inspirierendes Arbeitsklima in einem engagierten Team mit diversem universitärem Background
• Gute öffentliche Anbindung des Arbeitsplatzes
• Interne Weiterbildung durch umfangreiches, kostenfreies Kursangebot
• Faires Gehalt (Grundgehalt von EUR 2.620,10, Erhöhung bei Anrechnung von Berufserfahrung)

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Sie strebt eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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