Institutsreferent*In

Universität Wien; Wien; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Home Office möglich

Fortbildungsmöglichkeiten

Gute öffentliche Anbindung

Chancengleichheit und Diversität

Job summary

Die Universität Wien sucht für das Institut für funktionelle Materialien und Katalyse eine/n Institutsreferent/in zur eigenständigen Abwicklung von Personal-, Budget- und Lehre-Verwaltungsaufgaben. Sie arbeiten eng mit vier Arbeitsgruppen und rund 40 Mitarbeitenden zusammen.

Die Stelle ist befristet auf ein Jahr mit Aussicht auf Entfristung. Erwartet werden fundierte Office-Kompetenzen, Organisationstalent, Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Dienstleistungssinn.

Qualifications

• Allgemeine oder berufsbildende höhere Schule oder kaufmännischer Lehrabschluss.
• Berufserfahrung im Office-Management, ideal im wissenschaftlichen/universitären Kontext.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Unterstützung des Instituts bei Organisation und Administration von Lehre und Prüfung.
• Englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit Schnittstellen.
• Organisation von Meetings, Tagungen und Symposien.
• Assistenz bei der Pflege der Institutswebseite.
• Budgetverwaltung, Ausschreibungs-/Recruitingprozesse.
• Reise- und Abwesenheitsmanagement.
• Bestellwesen, Studierenden- und Lehrendenbetreuung.
• Inventarbeauftragte/in übernehmen.

Skills

Office-Management

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationsfähigkeit

Serviceorientierung

Selbstständigkeit

Kommunikatives Talent

Education

Matura/Fachmatura oder kaufmännischer Lehrabschluss

Tools

i3v

TYPO3

SA

Job description

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Davon sind rund 7.500 in der Wissenschaft und Lehre beschäftigt, weitere 2.900 in der Administration und Organisation. Wir suchen einen*eine

Institutsreferent*in

52 Fakultät für Chemie

Besetzung ab: 01.12.2026 | Stundenausmaß: 20,00 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Befristung bis:

Ausführliche Beschreibung

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Ihr zukünftiger Arbeitsplatz ist am Institut für funktionelle Materialien und Katalyse, das Teil der Fakultät für Chemie, der Universität Wien ist. Sie unterstützen als Institutsreferent*in das Team des Instituts für funktionelle Materialien und Katalyse und führen Verwaltungsaufgaben rund um Personal, Budget und Lehre eigenständig durch. Am Institut sind vier Arbeitsgruppen sowie ca. 40 wissenschaftliche und nicht-wissenschaftliche Mitarbeiter*innen tätig.

Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet (mit der Möglichkeit einer Entfristung).

Das machen Sie konkret:

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
• Sie übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
• Sie organisieren Meetings und unterstützen bei der Organisation von Tagungen und Symposien.
• Sie unterstützen bei der Betreuung der Institutshomepage.
• Sie übernehmen die Budgetverwaltung (Kontrolle Eingänge und Ausgänge).
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess.
• Sie übernehmen das Reisemanagement und die Abwesenheitsverwaltung.
• Sie unterstützen/übernehmen das Bestellwesen.
• Sie übernehmen die Studierenden- und Lehrendenbetreuung.
• Sie übernehmen die Rolle des*r Inventarbeauftragte*n.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Allgemeine oder Berufsbildende hö̈here Schule (Matura/Fachmatura) oder Kaufmännischer Lehrabschlus
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Sehr gute MS Office Kenntniss
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntniss
• Organisatorische Fähigkeite
• Fähigkeit selbständig und eigenverantwortlich zu arbeite
• Starke Serviceorientierung, soziale Kompetenz und Selbständigkei
• Organisationsfähigkeit und kommunikatives Talen
• Kenntnisse von universitätsspezifischen EDV-Anwenderkenntnissen sind von Vorteil - i3v, typo 3, SA

Das bieten wir Ihnen:

• WorkLife-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können nach Absprache auch teilweise im Home Office arbeiten.
• Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.
• Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar.
• Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu erweitern. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot!
• Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,20 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
• Vertrag: Das Dienstverhältnis ist vorerst auf ein Jahr befristet. Danach wird eine entfristete Beschäftigung – im gegenseitigen Einvernehmen – angestrebt.
• Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Kai Carsten Hultzsch

[e-mail]

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

Bewerbungsfrist: 15.11.2026