Organisationsassistent*in

Universit; Wien; Hybrid; EUR 28,000 - 34,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten & Remote-Arbeit

Kostenlose Weiterbildung

Gute öffentliche Verkehrsanbindung

Interne Weiterbildung: kostenfreie Kur

Job summary

Universität Wien sucht eine*n künftige*n Administrative*n am Institut für Lebensmittelchemie und Toxikologie der Fakultät für Chemie. Sie unterstützen das zentrale Administrationsteam und erledigen eigenständig Aufgaben rund um Social Media, Homepage, Personal, Budget und Lehre.

Der Großteil der Kommunikation erfolgt auf Englisch, befristet auf drei Jahre mit Optionen zur Entfristung. Ihr künftiger Arbeitsplatz liegt im Institut für Lebensmittelchemie und Toxikologie.

Qualifications

• Allgemeine oder berufsbildende mittlere bzw. kaufmännische Ausbildung (Matura oder Lehrabschluss).
• Berufserfahrung im Office-Management, idealerweise im universitären Kontext.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel und PowerPoint.
• Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (mind. B2).
• Erfahrung mit Content-Management-Systemen (Typo3) und SAP von Vorteil.

Responsibilities

• Sie betreuen die Homepage und unterstützen Öffentlichkeitsarbeit/Social Media.
• Sie unterstützen die Lehre organisatorisch, auch mit Moodle und Lehrplanung.
• Sie bereiten Prüfungsunterlagen selbständig vor (Moodle) und unterstützen Prüfung und Auswertung.
• Sie helfen bei der Betreuung von Studierenden.
• Sie übernehmen Funktionen in EDV-gestützten Systemen der universitären Administration.

Skills

Office-Management

MS Office (Excel, PowerPoint)

Deutsch (B2)

Englisch (B2)

Typo3 CMS

SAP

Education

Matura oder kaufmännischer Lehrabschluss

Job description

Suchen Sie nach passenden Jobs mittels Stichwort, das Sie am Ende mit einem Sternchen versehen.
Z.B. "Organ*" für Organisationsassistent*in oder "Univ*" für Universitätsassistent*in

Wählen Sie aus, wie oft (in Tagen) Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten:

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen eine*n

52 Fakultät für Chemie

Besetzung ab:01.11.2026 | Stundenausmaß:10,00 | Einstufung KV:§54 VwGr. IIIa

Befristung bis:31.10.2029

Stellen ID:6323

Wenn Sie für Ihr Leben gern organisieren und den Überblick behalten und das am liebsten in sinnvollen Projekten, dann willkommen im Team! Denn bei uns arbeiten Persönlichkeiten, die mit ihrer Expertise dazu beitragen wollen, dass die großen Fragen von morgen beantwortet werden können.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Ihr künftiger Platz ist am Institut für Lebensmittelchemie und Toxikologie der Fakultät für Chemie. Sie unterstützen das zentrale Administrationsteam am Institut und führen Verwaltungsaufgaben rund um Social Media, Homepage, Personal, Budget und Lehre eigenständig durch. Ein Großteil der Kommunikation findet in Englisch statt. Das Arbeitsverhältnis ist derzeit auf 3 Jahre bis 31.10.2029 befristet und kann je nach Möglichkeit entfristet werden.

Das machen Sie konkret:

• Sie betreuen die Homepage und unterstützen bei der Öffentlichkeitsarbeit/Social Media.
• Sie unterstützen bei der Lehre (sowohl organisatorisch, aber auch mit Moodle) sowie bei der Lehrplanung.
• Sie bereiten selbständig Prüfungsunterlagen vor (Moodle) und unterstützen bei der Prüfungsaufsicht und der Auswertung.
• Sie helfen mit bei der Betreuung von Studierenden.
• Sie übernehmen Funktionen (zum Beispiel Zeit- und Reisebeauftragte*r) in EDV gestützten Systemen der universitären Administration.
• Sie unterstützen bei generellen administrativen Tätigkeiten (Reisemanagement, Organisation von Transporten, Abwicklung von Versicherungen, etc.)

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Allgemeine oder Berufsbildende mittlere bzw. hörige Schule (Matura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss und langjährige Office Erfahrung
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point)
• Sehr gutes Deutsch und solide Englischkenntnisse (ab B 2 Level)
• Erfahrung mit Content Management Systemen (z.B. Typo 3) & Social Media
• Erfahrung mit SAP ist von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen.Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.759,2 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Vertrag: Das Arbeitsverhältnis ist derzeit auf 3 Jahre bis 31.10.2029 befristet und kann je nach Möglichkeit entfristet werden.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team!
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität . Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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