Institutsreferent*in – Organisation, Budget & Lehre

Univie; Wien; Hybrid; EUR 28,000 - 34,000; Part time

Benefits offered by this job

Work-Life-Balance

Inspirierendes Arbeitsklima

Gute öffentliche Anbindung

Interne Weiterbildung

Faires Gehalt

Job summary

Universität Wien sucht eine/n Institutsreferent/in am Institut für funktionelle Materialien und Katalyse, Teil der Fakultät für Chemie. Die Stelle unterstützt das Team bei Personal, Budget und Lehre, führt Aufgaben eigenständig durch und koordiniert Administration.

Sie arbeiten eng mit vier Arbeitsgruppen und ca. 40 Mitarbeitenden zusammen, arbeiten 20 Stunden pro Woche, befristet auf ein Jahr mit Aussicht auf Entfristung. Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch sind erforderlich.

Qualifications

• Allgemeine oder Berufsbildende Höhere Schule (Matura/Fachmatura) oder kaufmännischer Lehrabschluss.
• Sehr gute MS Office Kenntnisse.
• Deutsch- und Englischkenntnisse auf hohem Niveau.

Responsibilities

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeitenden bei Organisation und Administration ihrer Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
• Sie übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende).
• Sie organisieren Meetings und unterstützen bei Tagungen und Symposien.
• Sie betreuen die Institutshomepage.
• Sie verwalten Budget; überwachen Zu- und Abgänge.
• Sie administrative den Ausschreibungs-/Recruitingprozess.
• Sie übernehmen das Reisemanagement und Abwesenheitsverwaltung.
• Sie unterstützen das Bestellwesen.
• Sie betreuen Studierende und Lehrende.
• Sie übernehmen Inventarbeauftragte(r) Rolle.

Skills

Office Management

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

Organisationsfähigkeit

Selbstständig arbeiten

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

SAP

EDV-Kenntnisse

Education

Schulabschluss kaufmännisch

Tools

SAP

Typo3

i3v

Job description

Universität Wien sucht eine/n Institutsreferent/in am Institut für funktionelle Materialien und Katalyse, Teil der Fakultät für Chemie. Die Stelle unterstützt das Team bei Personal, Budget und Lehre, führt Aufgaben eigenständig durch und koordiniert Administration.

Sie arbeiten eng mit vier Arbeitsgruppen und ca. 40 Mitarbeitenden zusammen, arbeiten 20 Stunden pro Woche, befristet auf ein Jahr mit Aussicht auf Entfristung. Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch sind erforderlich.