Institutsreferent/in – Administration & Organisation

Universit; Wien; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Work-Life-Balance

Inspirierendes Arbeitsklima

Gute öffentliche Anbindung

Interne Weiterbildung

Job summary

Universität Wien sucht eine*n Institutsreferent*in am Institut für funktionelle Materialien und Katalyse der Fakultät Chemie. Sie unterstützen das Team mit Personal-, Budget- und Lehrverwaltungsaufgaben und arbeiten eigenverantwortlich.

Der Arbeitsplatz ist eingebettet in ein motiviertes universitärer Umfeld mit vier Arbeitsgruppen und ca. 40 Mitarbeitenden; befristete Anstellung, Start ab 01.12.2026, Option auf Entfristung.

Qualifications

• Allgemeine oder Berufsbildende höhere Schule (Matura/Fachmatura) oder Kaufmännischer Lehrabschluss.
• Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/ universitären Kontext)
• Sehr gute MS Office Kenntnisse
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Organisatorische Fähigkeiten
• Fähigkeit selbständig und eigenverantwortlich zu arbeiten
• Starke Serviceorientierung, soziale Kompetenz und Selbständigkeit
• Organisationsfähigkeit und kommunikatives Talent
• Kenntnisse von universitätsspezifischen EDV-Anwenderkenntnissen sind von Vorteil - i3v, typo 3, SAP

Responsibilities

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen bei der Organisation und Administration ihrer Lehr- und Prüfungstätigkeiten.
• Sie übernehmen die englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit allen Schnittstellen (team-intern, universitär, Projektpartner*innen, Studierende, etc.).
• Sie organisieren Meetings und unterstützen bei der Organisation von Tagungen und Symposien.
• Sie unterstützen bei der Betreuung der Institutshomepage.
• Sie übernehmen die Budgetverwaltung (Kontrolle Eingänge und Ausgänge).
• Sie administrieren den Ausschreibungs-/Recruitingprozess.
• Sie übernehmen das Reisemanagement und die Abwesenheitsverwaltung.
• Sie unterstützen/übernehmen das Bestellwesen.
• Sie übernehmen die Studierenden- und Lehrendenbetreuung.
• Sie übernehmen die Rolle des*r Inventarbeauftragte*n.

Skills

MS Office Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationsfähigkeit

Selbständigkeit

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Education

Allgemeine oder Berufsoberschule / kaufmännischer Lehrabschluss

Tools

SAP

i3v

TYPO3

Job description

Universität Wien sucht eine*n Institutsreferent*in am Institut für funktionelle Materialien und Katalyse der Fakultät Chemie. Sie unterstützen das Team mit Personal-, Budget- und Lehrverwaltungsaufgaben und arbeiten eigenverantwortlich.

Der Arbeitsplatz ist eingebettet in ein motiviertes universitärer Umfeld mit vier Arbeitsgruppen und ca. 40 Mitarbeitenden; befristete Anstellung, Start ab 01.12.2026, Option auf Entfristung.