Office & Facilities Coordinator – Vienna

EFS Unternehmensberatung GesmbH; Wien; Vor Ort; EUR 27.720 - 33.880; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Weiterbildungsmöglichkeiten

Gute Verkehrsanbindung

Langfristige Perspektive

Flache Hierarchien

Zusammenfassung

EFS Unternehmensberatung GesmbH in Wien sucht eine engagierte Office Managerin / einen Office Manager (m/w/d). Sie organisieren den Büroalltag, betreuen Besucher:innen, koordinieren Anfragen und pflegen das Erscheinungsbild unseres Standorts.

Sie arbeiten eng mit der Buchhaltung, bestellen Büromaterial, koordinieren Dienstleister und unterstützen das Team. Voraussetzung sind mindestens C1 Deutsch und Englisch sowie Erfahrung im Office Management; Vollzeit, 40 Wochenstunden.

Qualifikationen

• Berufserfahrung im Office Management oder vergleichbarer Position.
• Erfahrung mit Facility Management und externen Dienstleistern ist wünschenswert.
• Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Kommunikationstools.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1).
• Mindestens 24 Wochenstunden, ideal vor Ort.

Aufgaben

• Organisation und Koordination des laufenden Office-Betriebs.
• Erster Ansprechpartner für Besucher:innen, Kund:innen & Partner:innen.
• Telefonische Erreichbarkeit sicherstellen & eingehende Anfragen bearbeiten.
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Verbrauchsartikeln.
• Koordination externer Dienstleister, Wartungen & Prüfungen.
• Schnittstelle zur Buchhaltung (Zahldokumente, Kreditkarten).
• Allgemeine administrative Aufgaben & Team-Unterstützung.

Kenntnisse

MS Office

Deutsch C1

Englisch C1

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Besuchermanagement

Kundenkontakt

Meeting Coordination

Tools

MS Teams

Outlook

Jobbeschreibung

EFS Unternehmensberatung GesmbH in Wien sucht eine engagierte Office Managerin / einen Office Manager (m/w/d). Sie organisieren den Büroalltag, betreuen Besucher:innen, koordinieren Anfragen und pflegen das Erscheinungsbild unseres Standorts.

Sie arbeiten eng mit der Buchhaltung, bestellen Büromaterial, koordinieren Dienstleister und unterstützen das Team. Voraussetzung sind mindestens C1 Deutsch und Englisch sowie Erfahrung im Office Management; Vollzeit, 40 Wochenstunden.