Assistenz der Geschäftsleitung und Office Management (m/w/d)

The Vienna Institute for International Economic Studies (wiiw); Wien; On-site; EUR 21,000 - 26,000; Part time

Job summary

The Vienna Institute for International Economic Studies (wiiw) in Wien sucht eine engagierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die den Büroalltag zuverlässig organisiert und die Geschäftsleitung administrativ unterstützt.

Auf unserer 30-Wochenstunden-Stelle arbeiten Sie Teilzeit, versterken unser Office-Management, betreuen Empfang, Korrespondenz und HR-Prozesse, und tragen maßgeblich zur reibungslosen Büroorganisation bei. Beginn ab November 2026.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung, z. B. HAK, HBLA oder ESA.
• Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung im Sekretariat oder Office Management.
• Erfahrung in einem Verein oder wissenschaftlichen Umfeld von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office/Microsoft 365.
• Organisationsfähigkeit, strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke, Teamorientierung; freundliches serviceorientiertes Auftreten.
• Hohe Verlässlichkeit, Genauigkeit und Diskretion.

Responsibilities

• Eigenständige und vorausschauende Organisation des Office Managements.
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung; Vereinsmanagement.
• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen.
• Betreuung von Empfang und Telefonzentrale sowie Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
• Organisation von Veranstaltungen sowie Bewirtung von Gästen.
• Pflege und Verwaltung der Kundendatenbank.
• Unterstützung bei HR-Prozessen, insbesondere Bewerber:innenmanagement, Onboarding, Mitarbeitendenbetreuung, Datenpflege und statistischen Auswertungen.

Skills

Office management

Organisational skills

Kommunikationsstärke

Teamorientierung

Deutsch/Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung (HAK/HBLA/ESA)

Tools

MS Office / Microsoft 365

Job description

Das Wiener Institut für Internationale Wirtschaftsvergleiche (wiiw) ist ein unabhängiges Forschungsinstitut für angewandte Wirtschaftsforschung mit Schwerpunkt auf Mittel-, Ost- und Südosteuropa. Seit über 50 Jahren stehen wir für international anerkannte Forschung. Für unsere Kund:innen und Stakeholder erstellen wir ökonomische Studien, Prognosen und Wirtschaftsdaten.

Zur Verstärkung unseres internationalen Teams suchen wir eine engagierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die den Büroalltag zuverlässig organisiert und die Geschäftsleitung in administrativen und organisatorischen Belangen unterstützt.

Ihre Aufgaben

• Eigenständige und vorausschauende Organisation des Office Managements
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung; Vereinsmanagement
• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen
• Betreuung von Empfang und Telefonzentrale sowie Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Organisation von Veranstaltungen sowie Bewirtung von Gästen
• Pflege und Verwaltung der Kundendatenbank
• Unterstützung bei HR-Prozessen, insbesondere Bewerber:innenmanagement, Onboarding, Mitarbeitendenbetreuung, Datenpflege und statistischen Auswertungen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung, zum Beispiel HAK, HBLA oder ESA
• Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung im Sekretariat oder Office Management
• Erfahrung in einem Verein oder einem wissenschaftlichen Umfeld von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft Office und Microsoft 365
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Teamorientierung; freundliches und serviceorientiertes Auftreten
• Hohe Verlässlichkeit, Genauigkeit und Diskretion

Was wir bieten

• Einen vielseitigen Aufgabenbereich mit hoher Eigenverantwortung
• Ein internationales, kooperatives und inklusives Arbeitsumfeld
• Familienfreundliche Arbeitsbedingungen
• Gezielte Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

Rahmenbedingungen

Arbeitszeit: Teilzeit, 30 Wochenstunden verteilt auf 4 Tage

Beginn: ab November 2026

Vertragsdauer: Vorerst auf 18 Monate befristet; bei erfolgreicher Zusammenarbeit besteht die Möglichkeit einer anschließenden Entfristung

Mindestgehalt: EUR 2.100,- brutto, 14-mal jährlich, für 30 Wochenstunden. Je nach Qualifikation und Erfahrung besteht Bereitschaft zur Überzahlung.

Bewerbungsfrist: 6. September 2026

Vielfalt ist für uns ein Schlüssel zu Innovation und Erfolg. Wir bieten allen Bewerber:innen die gleichen Chancen.