Executive Assistant des CEO – Direkte Zusammenarbeit

MACHBAU GMBH; Lienz; On-site; EUR 52,000 - 71,000; Full time

Benefits offered by this job

Gehalt

Firmen-PKW

Umzugsunterstützung

Unfallversicherung

Betriebliche Vorsorge

Weiterbildung

Direkter Draht zur GF

Job summary

MACHBAU sucht eine erfahrene Assistenz, Office-Management-Kraft oder eine vergleichbare Rolle, die die Geschäftsführung proaktiv entlastet. Sie arbeitet eigenständig, denkt unternehmerisch und bringt Disziplin sowie Diskretion mit.

Zu Ihren Aufgaben gehören das Planen und Koordinieren der Termine des CEO, das Vorbereiten von Unterlagen, Reisemanagement inklusive Kostenabrechnung sowie die Schnittstelle zu Steuerberatern, Rechtsanwälten und externen Partnern.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz, Office-Management oder ähnliche Rolle.
• Hervorragende MS-Office-Kenntnisse, sicherer Umgang mit KI
• Digitale Affinität, Organisationsgeschick und unternehmerisches Denken
• Souveränes Auftreten, klare Kommunikation, Diskretion und Loyalität
• Deutsch fließend, gute Englischkenntnisse, Führerschein Klasse B und Reisebereitschaft innerhalb Österreichs

Responsibilities

• Sie planen, koordinieren und verfolgen alle Termine des CEO.
• Sie priorisieren Meetings und bereiten Unterlagen vor.
• Sie buchen Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung.
• Sie überwachen Ziele, Fristen und Meilensteine und greifen bei Verzögerungen ein.
• Sie erstellen die monatliche Spesenabrechnung und bearbeiten Post und E-Mails des CEO.
• Sie sind Schnittstelle zu Steuerberatern, Rechtsanwälten und externen Partnern.
• Sie organisieren private Termine, Reservierungen und Besorgungen.
• Sie entlasten die Geschäftsführung proaktiv in allen anfallenden Aufgaben

Skills

Termine planen

Organisation

Kommunikation

Diskretion

Verhandlungssicherheit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Führerschein B

Tools

MS Office

KI-Kompetenz

Job description

MACHBAU sucht eine erfahrene Assistenz, Office-Management-Kraft oder eine vergleichbare Rolle, die die Geschäftsführung proaktiv entlastet. Sie arbeitet eigenständig, denkt unternehmerisch und bringt Disziplin sowie Diskretion mit.

Zu Ihren Aufgaben gehören das Planen und Koordinieren der Termine des CEO, das Vorbereiten von Unterlagen, Reisemanagement inklusive Kostenabrechnung sowie die Schnittstelle zu Steuerberatern, Rechtsanwälten und externen Partnern.