Executive Assistant to the Management

VIVATIS Holding; Wien; Hybrid; EUR 32,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibler Gleitzeitrahmen

1 Tag Homeoffice pro Woche

Mittagessen vor Ort

moderne Ausstattung (Laptop/Smartphone

fundierte Einschulung

faire Bezahlung gemäß Kollektivvertrag

Job summary

GOURMET sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung mit starkem Organisationstalent. Sie koordinieren Termine und Reisen der drei Geschäftsführer, betreuen Korrespondenz und E-Mail-Postfächer, bereiten Unterlagen vor und führen Protokolle in Meetings.

Sie verfügen über Deutschkenntnisse auf hohem Niveau, sicherer Umgang mit MS-Office und eine strukturierte, diskrete Arbeitsweise. Homeoffice-Option und umfangreiche Einarbeitung runden das Angebot ab.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz
• Routine im Termin- und Reisemanagement für Führungskräfte
• Sichere Kommunikation in Wort und Schrift dank sehr guter Deutschkenntnisse
• Sichere MS-Office-Kenntnisse
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten

Responsibilities

• Koordination von Terminen und Reisen für drei Geschäftsführer
• Bearbeitung von Korrespondenz, Telefon und Posteingängen sowie E-Mail-Postfächern
• Aufbereitung von Unterlagen für diverse Besprechungen
• Protokollführung in Geschäftsleitungs-, Krisen- und Projektmeetings
• Abwicklung von Diäten- und Reisekostenabrechnungen sowie Prüfung des Rechnungseingangs im digitalen Freigabe-Workflow
• Organisation interner und externer Veranstaltungen, Büroorganisation und Gästebetreuung

Skills

Berufserfahrung in der Assistenz

Termin- & Reisemanagement

stilsichere Kommunikation

MS-Office-Kenntnisse

strukturierte Arbeitsweise

Diskretion

Loyalität

professionelles Auftreten

Job description

GOURMET sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung mit starkem Organisationstalent. Sie koordinieren Termine und Reisen der drei Geschäftsführer, betreuen Korrespondenz und E-Mail-Postfächer, bereiten Unterlagen vor und führen Protokolle in Meetings.

Sie verfügen über Deutschkenntnisse auf hohem Niveau, sicherer Umgang mit MS-Office und eine strukturierte, diskrete Arbeitsweise. Homeoffice-Option und umfangreiche Einarbeitung runden das Angebot ab.