Persönliche Assistenz des CEO (M/W)

MACHBAU GMBH; Lienz; On-site; EUR 52,000 - 71,000; Full time

Benefits offered by this job

Gehalt

Firmen-PKW

Umzugsunterstützung

Unfallversicherung

Betriebliche Vorsorge

Weiterbildung

Direkter Draht zur GF

Job summary

MACHBAU sucht eine erfahrene Assistenz, Office-Management-Kraft oder eine vergleichbare Rolle, die die Geschäftsführung proaktiv entlastet. Sie arbeitet eigenständig, denkt unternehmerisch und bringt Disziplin sowie Diskretion mit.

Zu Ihren Aufgaben gehören das Planen und Koordinieren der Termine des CEO, das Vorbereiten von Unterlagen, Reisemanagement inklusive Kostenabrechnung sowie die Schnittstelle zu Steuerberatern, Rechtsanwälten und externen Partnern.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz, Office-Management oder ähnliche Rolle.
• Hervorragende MS-Office-Kenntnisse, sicherer Umgang mit KI
• Digitale Affinität, Organisationsgeschick und unternehmerisches Denken
• Souveränes Auftreten, klare Kommunikation, Diskretion und Loyalität
• Deutsch fließend, gute Englischkenntnisse, Führerschein Klasse B und Reisebereitschaft innerhalb Österreichs

Responsibilities

• Sie planen, koordinieren und verfolgen alle Termine des CEO.
• Sie priorisieren Meetings und bereiten Unterlagen vor.
• Sie buchen Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung.
• Sie überwachen Ziele, Fristen und Meilensteine und greifen bei Verzögerungen ein.
• Sie erstellen die monatliche Spesenabrechnung und bearbeiten Post und E-Mails des CEO.
• Sie sind Schnittstelle zu Steuerberatern, Rechtsanwälten und externen Partnern.
• Sie organisieren private Termine, Reservierungen und Besorgungen.
• Sie entlasten die Geschäftsführung proaktiv in allen anfallenden Aufgaben

Skills

Termine planen

Organisation

Kommunikation

Diskretion

Verhandlungssicherheit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Führerschein B

Tools

MS Office

KI-Kompetenz

Job description

Wir sind ein junges, stark wachsendes Unternehmen, das Dinge anders denkt und aktiv gestaltet. Bei uns zählen Motivation, Wachstumsbereitschaft und Eigeninitiative mehr als ein „perfekter Lebenslauf“. Jemand der mit uns wachsen, sich weiterentwickeln und Verantwortung übernehmen möchte ist bei MACHBAU genau richtig!

Deine Aufgaben

• Du planst, koordinierst und verfolgst alle Termine des CEO
• Du priorisierst Meetings und bereitest Unterlagen vor
• Du buchst Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung
• Du überwachst Ziele, Fristen und Meilensteine und greifst bei drohenden Verzögerungen aktiv ein
• Du erstellst die monatliche Spesenabrechnung und bearbeitest Post und E-Mails des CEO
• Du bist die Schnittstelle zu Steuerberater, Rechtsanwalt und externen Partnern
• Du organisierst private Termine, Reservierungen und Besorgungen
• Du entlastest die Geschäftsführung proaktiv in allen anfallenden Aufgaben

Was du mitbringst

• Du verfügst über mehrjährige Erfahrung als Assistenz, im Office-Management oder in vergleichbarer Rolle
• Du hast hervorragende MS-Office-Kenntnisse und arbeitest sicher mit KI
• Du verfügst über digitale Affinität sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick und denkst unternehmerisch
• Du besitzt souveränes Auftreten, klare Kommunikation sowie hohe Diskretion und Loyalität
• Du verfügst über ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie Führerschein Klasse B und Reisebereitschaft innerhalb Österreichs

Was wir bieten

• Attraktives Gehalt: € 5.576,98 brutto (€ 3.500 netto)
• Firmen-PKW: Audi Q3 oder gleichwertiges Fahrzeug zur Privatnutzung
• Umzugsunterstützung: Umzugsprämie einmalig € 1.500 + Miete der ersten 3 Monate übernimmt MACHBAU
• Gruppenunfallversicherung: Ab dem ersten Arbeitstag vollständig versichert
• Betriebliche Vorsorge: Ab 1 Jahr Betriebszugehörigkeit
• Weiterbildung: Aktive Unterstützung von Kursen, Seminaren und Fachliteratur
• Direkter Draht zur GF: Keine langen Hierarchien, kurze Wege, schnelle Entscheidungen