Executive Assistant (w/m/d)

Undivi; Wien; On-site; EUR 50,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Rabatte auf Unternehmensprodukte

Firmenparkplatz

Kostenlose Getränke

Teamevents

Du-Kultur im internationalen Umfeld

Job summary

Undivi GmbH in Wien sucht eine aufstrebende Executive Assistant zur engen Zusammenarbeit mit CFO und CEO. Sie filtern Anfragen, koordinieren Termine und unterstützen die Geschäftsführung in internationalen Projekten.

Sie kommunizieren sicher auf Englisch und Deutsch, pflegen Stakeholder-Beziehungen, gestalten Travel-Management und tragen durch Prozessoptimierung zur Effizienz bei. Flexible Arbeitsmodelle werden je nach Abteilung betrachtet.

Qualifications

• Wirtschaftswissenschaftliches Studium abgeschlossen.
• erste internationale Erfahrung erwünscht.

Responsibilities

• Rechte Hand der CFO/CEO, Anfragen filtern und koordinieren.
• Kalender verwalten, Meetings vorbereiten, Protokolle führen.
• Globale Projekte unterstützen, Travel Management organisieren.
• Englisch- und Deutschkommunikation mit internen/externen Stakeholdern.

Skills

Englisch fließend

Deutsch fließend

MS Office

Kalender-Management

Stakeholder-Management

Education

BWL-Studium

Tools

ChatGPT

Copilot

KI-Tools

Job description

Unser Kunde ist ein traditionsreiches, international erfolgreiches Unternehmen mit Sitz in Wien, das für höchste Qualität und Innovation steht. Als Headquarters-Standort trägt Wien eine besondere Bedeutung: Einerseits werden die nationalen Agenden, die Österreich betreffen, von hier aus gesteuert, andererseits wird auch das internationale Geschäft aus der Bundeshauptstadt heraus geführt.

Für den internationalen Part unterstützen wir unseren Kunden bei der Suche nach einem Young Potential, die oder der als Executive Assistant nahe an der Unternehmensleitung den Erfolg maßgeblich mitbeeinflusst.

Diese Position ist bewusst als Sprungbrett konzipiert: Wir suchen keine erfahrene Vorstandsassistenz, die seit vielen Jahren in dieser Funktion tätig ist, sondern eine Nachwuchskraft am Anfang der Karriere. Der Deal ist klar: volles Engagement und maximale Nähe zur Geschäftsführung für eine intensive Wegstrecke und danach der nächste Schritt in eine Führungsposition im Unternehmen. Wenn du dir eine langfristige Assistenzlaufbahn vorstellst, ist das nicht die richtige Rolle für dich. Wenn du dagegen deiner Karriere in kurzer Zeit einen echten Boost geben willst, genau richtig.

Deine zukünftige Rolle

• Du bist die rechte Hand für CFO und CEO in allen Belangen, beantwortest und filterst Anfragen und bist die Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und den Abteilungen
• Du verwaltest den Terminkalender, bereitest Meetings vor, führst Protokoll und die Nachbereitung durch
• Für globale Projekte zeichnest du entweder selbst verantwortlich oder du treibst sie gemeinsam mit Kolleg:innen voran
• Stakeholdermanagement ist dein Thema: Eine Sales-Präsentation steht an? Klar, du lädst die entsprechenden Personen ein, kümmerst dich um das Travel Management und überwachst die Deadlines
• Du kommunizierst mit externen und internen Ansprechpartner:innen, auf Englisch wie auf Deutsch, und bist dir auch nicht zu schade, hie und da mal Kaffee zu servieren
• Digitalisierung und Prozessverbesserungen runden dein Aufgabengebiet ab: Hier soll es vorkommen, dass du aufzeigst und Vorschläge einbringst, wie es besser geht.

Das bringst du mit

• Du hast ein wirtschaftswissenschaftliches Studium absolviert und bringst erste Erfahrung im internationalen Umfeld mit, z. B. durch ein Trainee-Programm oder eine vergleichbare Station
• Du sprichst fließend Englisch und Deutsch; jede weitere Sprache ist ein Vorteil
• Du spielst dich mit Office-Anwendungen, insbesondere Excel und PowerPoint, und nutzt selbstverständlich auch KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude, Copilot etc), um deine Arbeit effizienter und smarter zu gestalten
• Du bist bescheiden, aber hungrig: Du musst dich nicht in den Vordergrund spielen, weißt aber genau, wo du hinwillst. Das große Ganze vor das eigene Ego zu stellen ist tief in deiner DNA verankert
• Du bist verdammt schnell im Kopf: Du erfasst neue Themen rasch, denkst mit statt nur zuzuarbeiten, und behältst auch bei hohem Tempo den Überblick
• Als rechte Hand der Geschäftsführung ist dein Arbeitsalltag stark von jenem deiner Führungskräfte abhängig. Das führt dazu, dass du eher flexibel sein solltest und verstehst, dass Home Office eher unpraktisch ist, wenn es um spontane und vertrauliche Abstimmungen geht. Das wird also eher die Ausnahme als die Regel sein.

Unser Kunde legt besonderen Wert auf die fachliche Weiterentwicklung seiner Mitarbeiter:innen. Neben Vorteilen wie Rabatten auf Unternehmensprodukte, öffentlicher Erreichbarkeit mit Firmenparkplatz und kostenlosen Getränken kannst du dich auf Teamevents und auf eine gelebte Du-Kultur in einem internationalen Arbeitsumfeld freuen.

Wenn du bereit bist, den nächsten Schritt in deiner Karriere zu machen und für eine intensive Zeit ganz nah an der Unternehmensspitze zu lernen, dann lass uns darüber sprechen.

Der Ordnung halber teilen wir dir noch mit, dass unser Kunde im Kollektivvertrag Handel einstuft. Du kannst mit einem Gehaltspaket von circa 56.000 EUR rechnen.

Alles Weitere klären wir im Gespräch. Wir freuen uns auf deine Bewerbung.