Central Vienna Office Lead — Reception & Ops

3SI Immogroup GmbH; Wien; On-site; EUR 25,389 - 30,411; Full time

Benefits offered by this job

Zusatzkrankenversicherung

Mitarbeiterevents

Job summary

3SI Immogroup GmbH in Wien sucht eine freundliche Empfangs- und Office-Kompetenz, die das Team am zentralen Standort professionell unterstützt. Sie begrüßen Kund:innen und Geschäftspartner:innen, betreuen das Firmentelefon und koordinieren den Empfangsbereich.

Zu Ihren Aufgaben gehören Büroorganisation, Terminverwaltung, Vorbereitung von Meetings, Bearbeitung der E‑Mails, Post und Materialbestellungen. Sie arbeiten selbstständig, exakt und diskret und tragen zu einem gepflegten, einladenden

Qualifications

• Freundliches, gepflegtes und professionelles Auftreten.
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung.
• Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen.
• Organisationstalent sowie selbstständige, genaue und strukturierte Arbeitsweise.
• Verlässlichkeit, Diskretion und Teamfähigkeit.
• Erfahrung im Empfangs- oder Office-Management von Vorteil.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Outlook, Word, Excel).
• Belastbarkeit und Flexibilität auch in stressigen Situationen.

Responsibilities

• Freundlicher und professioneller Empfang von Kund:innen und Geschäftspartner:innen.
• Betreuung des Firmentelefons sowie Weiterleitung von Anrufen.
• Organisation und Koordination des Empfangsbereichs.
• Vorbereitung und Servieren von Kaffee und Getränken.
• Allgemeine administrative und organisatorische Bürotätigkeiten (Bearbeitung der Firmen-E-Mail-Eingänge, Schriftverkehr, Post, etc.).
• Terminverwaltung und Unterstützung bei der Koordination von Besprechungen.
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.
• Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Sicherstellung eines gepflegten und einladenden Empfangs- und Aufenthaltsbereichs.

Skills

Freundliches Auftreten

Kundenorientierung

Organisationstalent

Teamfähigkeit

MS Office Kenntnisse

Deutsch sehr gut

Englischkenntnisse von Vorteil

Tools

Outlook

Word

Excel

Job description

3SI Immogroup GmbH in Wien sucht eine freundliche Empfangs- und Office-Kompetenz, die das Team am zentralen Standort professionell unterstützt. Sie begrüßen Kund:innen und Geschäftspartner:innen, betreuen das Firmentelefon und koordinieren den Empfangsbereich.

Zu Ihren Aufgaben gehören Büroorganisation, Terminverwaltung, Vorbereitung von Meetings, Bearbeitung der E‑Mails, Post und Materialbestellungen. Sie arbeiten selbstständig, exakt und diskret und tragen zu einem gepflegten, einladenden