Empfangs- & Office-Manager: Rezeption, Organisation

Siwacht Bewachungsdienst GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Wiener Linien Jahreskarte-Zuschuss

Essensgutscheine 8 Euro/Tag

Teamevents

Gratis Parkplatz am Office

Gratis Kaffee, Obst & Müsli

Zusammenfassung

Siwacht Bewachungsdienst GmbH in Wien-Donaustadt sucht eine Office-Management-Kraft mit Empfangsverantwortung. Sie sind die zentrale Anlaufstelle im Büro für Kolleg:innen, Gäste und Geschäftspartner:innen und sorgen dafür, dass alle Büroprozesse reibungslos funktionieren.

Zu Ihren Aufgaben gehören professioneller Empfang, Telefondienst, Besucherverwaltung, Koordination externer Dienstleister, Dokumentenfluss, Reisekostenabrechnungen und die Organisation von Meetings sowie Firmenevents.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z.B. Handelsmana).
• Matura als zusätzlicher Vorteil.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Empfangs- oder Office-Management.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook).
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Professioneller und herzlicher Empfang von Gästen, Kund:innen und Partner:innen.
• Betreuung der Telefonzentrale und Besucherverwaltung über ein digitales System
• Koordination externer Sicherheits- und Empfangsdienste
• Steuerung des Dokumentenflusses zwischen Reception, Leasing und Accounts Receivable
• Fristgerechte Bearbeitung und Weiterleitung vertragsrelevanter Dokumente
• Prüfung eingehender Dokumente auf Vollständigkeit und Zuordnung
• Unterstützung bei internen Kontrollen und Compliance
• Mitwirkung an der Optimierung administrativer Prozesse und Abläufe
• Koordination von Meetings inkl. Raumbuchung, Technik und Einladungsmanagement
• Kalenderkoordination und Reisebuchungen (Flug, Bahn, Hotel) + Reisekostenabrechnungen
• Organisation von Firmenevents, Catering und Bewirtungen
• Dokumentation CO₂-relevanter Reisedaten
• Administrative Unterstützung der Bereiche Legal, HR, Controlling und Office Management
• Koordination von Bestellungen, Reparaturen und technischen Services
• Unterstützung im Rechnungsmanagement und digitalen Freigabeprozessen
• Pflege der Office-Begrünung

Kenntnisse

Verhandlungssichere Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Kundenorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Matura

Tools

MS Office (Outlook, Word, Excel)

Jobbeschreibung

Siwacht Bewachungsdienst GmbH in Wien-Donaustadt sucht eine Office-Management-Kraft mit Empfangsverantwortung. Sie sind die zentrale Anlaufstelle im Büro für Kolleg:innen, Gäste und Geschäftspartner:innen und sorgen dafür, dass alle Büroprozesse reibungslos funktionieren.

Zu Ihren Aufgaben gehören professioneller Empfang, Telefondienst, Besucherverwaltung, Koordination externer Dienstleister, Dokumentenfluss, Reisekostenabrechnungen und die Organisation von Meetings sowie Firmenevents.