Empfang & Office-Management: Organisation, Onboarding, Support

JobsinAustria; Wien; Vor Ort; EUR 23.000 - 36.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

5-Tage-Woche

Jahresticket Wiener Linien

Pluxee Gutscheine

Zusammenfassung

JobsinAustria in Wien sucht eine engagierte Front-Office-/Office-Management-Fachkraft zur ersten Ansprechperson vor Ort. Sie empfängt Besucher:innen, betreut Bewerbende und Mitarbeitende, nimmt Anrufe entgegen und koordiniert die Bürokommunikation.

Sie unterstützen beim Onboarding neuer Mitarbeitender, organisieren Post, Lieferungen, Meetings und Events und koordinieren Facility- und Workplace-Management, um eine professionelle, gut organisierte Arbeitsumgebung sicherzustellen.

Qualifikationen

• Erfahrung im Front Office, Office Management oder einer vergleichbaren Koordinationsfunktion.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Multitasking-Fähigkeiten.
• Serviceorientierte, professionelle und offene Persönlichkeit.
• Strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse.
• Hands-on-Mentalität: Bereitschaft, dort anzupacken.
• Erfahrung im Bereich Facility Coordination oder Workplace Management ist von Vorteil.

Aufgaben

• Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Bewerbenden, Mitarbeitenden, Partnern und Lieferanten.
• Organisation des Empfangsbereichs, Annahme eingehender Anrufe und allgemeine Bürokommunikation.
• Koordination von Ein- und Ausgangspost sowie Lieferungen.
• Pflege administrativer Prozesse, Datenbanken und Büromaterialien.
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender und Einrichtung der Arbeitsplätze.
• Koordination von Facility-Themen und Ansprechpartner:in für externe Dienstleister.
• Unterstützung im Workplace Management und Schaffung einer professionellen Arbeitsumgebung.
• Organisation interner Meetings, Teamevents und Unternehmensveranstaltungen.
• Beobachtung des Bürobestands und Koordination von Nachbestellungen mit dem Einkauf.

Kenntnisse

Front Office

Office Management

Organisationstalent

Kundenservice

Teamfähigkeit

Kommunikation

Deutsch C1

Englischkenntnisse

Hands-on-Mentalität

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

JobsinAustria in Wien sucht eine engagierte Front-Office-/Office-Management-Fachkraft zur ersten Ansprechperson vor Ort. Sie empfängt Besucher:innen, betreut Bewerbende und Mitarbeitende, nimmt Anrufe entgegen und koordiniert die Bürokommunikation.

Sie unterstützen beim Onboarding neuer Mitarbeitender, organisieren Post, Lieferungen, Meetings und Events und koordinieren Facility- und Workplace-Management, um eine professionelle, gut organisierte Arbeitsumgebung sicherzustellen.