Assistenz der Geschäftsführung & Empfangsleitung – Zentral

Gemeinsam Leben; Wien; Hybrid; EUR 22,000 - 25,000; Full time

Benefits offered by this job

Sinnstiftende Arbeit

Zentrale Standorte

Zusätzlicher Urlaubstag

Kostenlos Kaffee & Obst

Entwicklungsmöglichkeiten

Job summary

Gemeinsam Leben in Wien sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung, die als zentrale Schnittstelle das organisatorische und administrative Tagesgeschäft unterstützt und gleichzeitig die Leitung unseres Empfangs-Teams übernimmt.

Zu den Aufgaben zählen Administration, Termin- und Besprechungsmanagement, Koordination zwischen Geschäftsführung, HR und Qualitätsmanagement, interne Kommunikation, Projektkoordination sowie Berichte und Auswertungen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW, BWL-Studium o.Ä.)
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Geschäftsführungsebene
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit großem Organisationstalent
• Sehr gute Anwender*innenkenntnisse in MS Office
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Administration: Unterstützung der Geschäftsführung und Pflegedienstleitung bei administrativen Aufgaben
• Teamleitung: Koordination und fachliche Führung des Empfangsteams (3 Mitarbeitende)
• Koordination: Termin- und Besprechungsmanagement inkl. Protokollführung
• Schnittstellenmanagement: Abstimmung zwischen Geschäftsführung, HR, Qualitätsmanagement und externen Ansprechpartner*innen
• Interne Kommunikation: Erstellung und Aktualisierung interner Informationen
• Projektkoordination: Unterstützung bei internen Projekten
• Berichtswesen: Aufzeichnungen, Berichte, Statistiken und Auswertungen

Skills

Kaufmännische Ausbildung

GF-Ebene Erfahrung

Organisationstalent

MS Office

Deutschkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung (HAK/HLW/BWL-Studium)

Tools

MS Office

Job description

Gemeinsam Leben in Wien sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung, die als zentrale Schnittstelle das organisatorische und administrative Tagesgeschäft unterstützt und gleichzeitig die Leitung unseres Empfangs-Teams übernimmt.

Zu den Aufgaben zählen Administration, Termin- und Besprechungsmanagement, Koordination zwischen Geschäftsführung, HR und Qualitätsmanagement, interne Kommunikation, Projektkoordination sowie Berichte und Auswertungen.