Office Management (w/m/d)

IW Group GmbH; Pottenbrunn; Vor Ort; EUR 26.000 - 31.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Kultur & Zusammenarbeit

Team- und Firmenevents

Kostenloses Mittagessen (Mo–Do)

Gleitzeit

Weiterbildungsmöglichkeiten

Modernes Arbeitsumfeld

Zusammenfassung

IW Group GmbH in Pottenbrunn sucht eine engagierte Office Managerin bzw. einen Office Manager zur Verstärkung des Teams.

Sie repräsentieren das Unternehmen nach außen, betreuen Besucher und steuern den täglichen Bürobetrieb inklusive Einkauf, Organisation von Meetings und Veranstaltungen. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mindestens zwei Jahre Erfahrung sowie eine serviceorientierte, strukturierte Arbeitsweise mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle im Office Management.
• Du magst Menschen und verstehst dich auf professionellen, respektvollen Umgang mit Personen.
• Du arbeitest strukturiert und verfügst über organisatorisches Geschick.
• MS-Office vertraut, generelle IT-Affinität.
• Deutsch als Arbeitssprache, Englisch auf B2-Niveau.

Aufgaben

• Besucher-Management und Erstkontakt: Du repräsentierst das Unternehmen nach außen und betreust Gäste.
• Fuhrpark- und Facility-Management: Organisation von Werkstattterminen, Reinigung, Lager, Handwerker.
• Reiseorganisation und Veranstaltungsmanagement: Dienstreisen planen, Hotels/Locations buchen, Mitarbeiterevents unterstützen.
• Büroorganisation: Einkauf, Material-Ausgabe, Besprechungszimmer, Post- und Paket-Management, Schlüsselverwaltung.
• Executive Support: Gelegentliche Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen Belangen.

Kenntnisse

Serviceorientierung

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikation

Englisch (B2)

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

Über uns

Die IW Group ist eine österreichische Finanzholding, die unternehmerisches Denken mit klaren Werten verbindet. Wir investieren langfristig in Industrie, Technologie, Immobilien, Private Equity und Finanzprodukte. Wir unterstützen unsere Beteiligungen aktiv mit professionellen Steuerungs- und Servicefunktionen und sind eine professionelle Expertenorganisation.
Was uns auszeichnet? Kurze Wege, Vertrauen, Verantwortung – und der Anspruch, nachhaltige Wertschöpfung zu gestalten. Bei uns arbeiten Menschen, die gerne gestalten, mitdenken und gemeinsam etwas bewegen wollen.

Aufgaben

Aufgrund einer geplanten Weiterentwicklung unseres zweiköpfigen Office-Management-Teams zu Beginn des nächsten Jahres freuen wir uns über sogar doppelten Zuwachs in diesem Bereich. Wir sind daher sowohl an Persönlichkeiten mit mehr oder auch noch weniger adäquater Berufserfahrung mit unterschiedlichen Fähigkeiten gleichermaßen interessiert. Jedenfalls erwarten dich und deine zukünftige Kolleg*in folgende Aufgaben:

• Besucher-Management und Erstkontakt:Du bist die erste Visitenkarte unseres Unternehmens nach außen. Du repräsentierst die IW Group persönlich und empfängst und betreust Gäste bis zur Übergabe an die internen Adressaten. Zudem bist du kompetente Ansprechpartner*in für Anrufer und andere externe Kontakte.
• Fuhrpark- und Facility-Management:Das organisatorische Fuhrparkmanagement (Werkstatt-Termine, Versicherungsangelegenheiten u.ä.) sowie die Koordination der Büroreinigung, Küche, Haus- und Gartenpflege, Handwerker und anderer externer Dienstleister liegt in deiner Verantwortung.
• Reiseorganisation und Veranstaltungsmanagement:Du organisierst Dienstreisen, buchst Hotels oder Locations für Veranstaltungen und Workshops und bist an der Organisation von Veranstaltungen beteiligt (Mitarbeiter-Events, Weihnachtsfeier o.ä.).
• Büroorganisation:Du verantwortest die allgemeine Büroorganisation wie den Einkauf und die Ausgabe von Büromaterialien, die Verantwortung über Besprechungszimmer, das Post- und Paket-Management, Zutritts- und Schlüsselverwaltung und die Gestaltung administrativer Prozesse.
• Executive Support:Du unterstützt punktuell die Geschäftsführung und Führungskräfte in organisatorischen oder anderen administrativen Angelegenheiten.

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle im Office Management oder in einer breiten Assistenzrolle
• Du magst Menschen und verstehst dich auf einen professionellen, respektvollen und freundlichen Umgang mit Personen unterschiedlichen Rollen und Prägungen (von Eigentümern, Führungskräften, Mitarbeitern bis zu Lieferanten und externen Partnern) und bist gerne serviceorientierter Dienstleister
• Du verfügst über eine strukturierte Arbeitsweise und organisatorisches Geschick
• Mit MS-Office bist du gut vertraut und verfügst generell über eine hohe Affinität für IT-Anwendungen
• Neben deiner Arbeitssprache Deutsch (in Wort und Schrift) kannst du auch auf Englisch kommunizieren (zumindest B2)

Unser Angebot

Bei uns erwartet dich ein wirtschaftlich stabiles, zukunftssicheres Unternehmen, in dem Teamspirit, Eigenverantwortung und moderne Arbeitsbedingungen selbstverständlich sind.
Wir bieten ein attraktives, marktkonformes Bruttomonatsgehalt ab EUR 2.303,13 brutto pro Monat (auf Vollzeitbasis), das sich an deiner Erfahrung und Qualifikation orientiert.

Benefits

• Kultur & Zusammenarbeit: Wir pflegen eine wertschätzende Du-Kultur, leben flache Hierarchien und setzen auf respektvolle Zusammenarbeit in einem familiären Umfeld.
• Teamspirit & Alltag: Dich erwarten coole Team- und Firmenevents, frisch gekochtes Mittagessen (gratis) von Montag bis Donnerstag in Pottenbrunn, gute öffentliche Anbindung und ausreichend Parkplätze direkt vor der Tür.
• Flexibilität: Dank Gleitzeit kannst du deine Arbeitszeit in Absprache mit Deiner Kolleg*in flexibel gestalten. Dein moderner Arbeitsplatz im Büro bleibt jedoch unser gemeinsamer Dreh- und Angelpunkt.
• Weiterbildung: Wir fördern dich mit individuellen Weiterbildungen, regelmäßigen Schulungen und echten Chancen, deine Ideen einzubringen.
• Modernes Arbeitsumfeld:Ein helles, modernes Büro mit ergonomischem Arbeitsumfeld und angenehmer Arbeitsatmosphäre.