Office Koordinator*in

Wirtschaftsuniversität Wien; Wien; Vor Ort; EUR 30.000 - 36.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

6 Wochen Urlaub

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Gesundheitsvorsorge

Sportangebote

Essenszuschuss

Zusammenfassung

Die Wirtschaftsuniversität Wien sucht eine engagierte Assistenz im Office des Departments Finance, Accounting and Statistics in Vollzeit. Sie unterstützen internationale Wissenschaftler*innen im Arbeitsalltag, koordinieren Termine, Korrespondenzen und Reiseorganisation und fungieren als Schnittstelle zwischen Verwaltung und Wissenschaft.

Ihre Aufgaben umfassen Budgetmonitoring, Abrechnungen, das Management digitaler Büroabläufe sowie die Organisation von Events mit internationalen Teilnehmenden.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Matura, vorzugsweise kaufmännisch.
• Mehrjährige einschlägige administrative Berufserfahrung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Teamplayer*in, kollegiale Zusammenarbeit.
• Strukturierte, proaktive Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein.
• Hohe IT-Kompetenz mit MS Office; Bereitschaft zur Einarbeitung in digitale Tools.

Aufgaben

• Unterstützung internationaler Wissenschaftler im Arbeitsalltag (Terminplanung, Korrespondenz, Reiseorganisation).
• Administrative Abwicklung von Drittmittelprojekten sowie Budgetmonitoring und Abrechnungen.
• Eigenständige Koordination organisatorischer Aufgaben und Abläufe.
• Digitale Büroabläufe managen, Unterlagen pflegen und Berichte vorbereiten.
• Kommunikation mit internen/externen Partnern sicherstellen.
• Events koordinieren und durchführen (Meetings, Klausurtagungen, Workshops).
• Alltägliches Office-Tagesgeschäft gemeinsam im Team unterstützen.

Kenntnisse

Maturaabschluss

Berufserfahrung

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Teamfähigkeit

Organisation

IT-Kompetenz

Ausbildung

Maturaabschluss

Tools

MS Office

Excel

Canvas

Sharepoint

Typo3

Jobbeschreibung

Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung im Office des Departments Finance, Accounting and Statistics. Vollzeit, 40 Stunden/Woche. Ab sofort. Sie möchten in einem internationalen Umfeld Wissenschaftler*innen unterstützen und sorgen mit Ihrem Organisationstalent dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Sie arbeiten gern mit Zahlen, haben Freude daran, Events zu managen und die interne Kommunikation sicherzustellen? In dieser abwechslungsreichen Funktion arbeiten Sie als engagierte*r Assistent*in und Schnittstelle zwischen Verwaltung und Wissenschaft und packen tatkräftig mit an.

Was Sie erwartet

• Wissenschaft unterstützen: Sie betreuen als engagierte*r Assistent*in unsere internationalen Wissenschaftler*innen im Arbeitsalltag (z.b. Terminmanagement, Korrespondenz, Reiseorganisation, organisatorische Unterstützung).
• Projekte und Budget im Blick behalten: Sie unterstützen bei der administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten sowie beim Budgetmonitoring, Bestellungen und Abrechnungen. Dabei setzen Sie Ihr Zahlenverständnis und Ihre Excel-Kenntnisse routiniert ein.
• Koordination: Sie übernehmen eigenständig organisatorische und administrative Aufgaben und sorgen dafür, dass Abläufe in Ihrem Aufgabenbereich effizient funktionieren.
• Digitale Administration und Workflows: Sie managen digitale Büroabläufe, pflegen Unterlagen, bereiten Daten für Berichte auf, koordinieren mit den IT-Services und helfen Kolleg*innen bei technischen Anliegen.
• Kommunikation: Sie stellen gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen die reibungslose Kommunikation zu unseren internationalen Gästen, den WU-internen Abteilungen sowie unseren internen und externen Partner*innen sicher.
• Events koordinieren und durchführen: Sie organisieren Events aller Art, von Meetings über Klausurtagungen bis Workshops und Konferenzen mit internationalen Teilnehmer*innen.
• Tagesgeschäft: Sie kümmern sich gemeinsam mit dem Team um alle anfallenden organisatorischen Aufgaben im Office (z. B. Front Office, Gästeempfang, Website-Inhalte, Infrastrukturthemen etc.).

Was Sie mitbringen

• Ausbildung: Sie verfügen über einen Maturaabschluss, gerne im kaufmännischen Bereich.
• Berufserfahrung: Sie bringen mehrjährige einschlägige administrative Berufserfahrung mit. Erfahrung im universitären Umfeld ist von Vorteil.
• Sprachkompetenz und Kommunikation: Sie haben sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und kommunizieren freundlich und professionell mit Menschen verschiedenster Charaktere und kultureller Hintergründe.
• Teamplayer*in: Sie arbeiten gerne kollegial im Team.
• Arbeitsweise & Organisation: Sie arbeiten strukturiert, proaktiv und selbstständig, übernehmen Verantwortung und erkennen, wo Sie anpacken und welche Prioritäten Sie setzen müssen.
• Persönliche Kompetenzen: Sie haben Interesse daran, sich aktiv neue relevante Fähigkeiten anzueignen und bestehende Kenntnisse kontinuierlich zu pflegen und zu erweitern.
• IT-Kenntnisse: Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office, insbesondere auch Excel). Gute Kenntnisse in bzw. Bereitschaft zur Einarbeitung in digitale Tools (z.b. Lehrverwaltungstools wie Canvas, Sharepoint, Typo3)

Was wir Ihnen bieten

• 6 Wochen Urlaub/Erholungszeit
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
• Mobiles Arbeiten
• Vielfältiges Angebot an Weiterbildung
• Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
• Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
• Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
• Inspirierendes Campuslebenmit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.993,50 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.

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Die WU schätzt Diversität und Inklusion und bemüht sich aktiv um ein vielfältiges Team. Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr Profil unseren Anforderungen entspricht? Bewerben Sie sich trotzdem! Frauen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt aufgenommen. Bewerber*innen mit Behinderungen werden in allen Phasen des Bewerbungsprozesses unterstützt.