Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Softgarden; Wien; Vor Ort; EUR 22.000 - 25.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Sinnstiftende Arbeit

Zentrale Standorte

Kaffee & Obst kostenlos

Zusammenfassung

Softgarden sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung in Wien. Sie übernimmt eine zentrale Schnittstellenfunktion, unterstützt die Geschäftsführung organisatorisch und administrativ und sorgt für klare Strukturen im Alltag.

Zudem leiten Sie das dreiköpfige Empfangsteam, koordinieren Termine, Meetings und Reiseabläufe, pflegen interne Kommunikation und unterstützen interne Projekte sowie das Berichtswesen.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Geschäftsführungsebene.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit Organisationstalent.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben und Tagesgeschäft.
• Koordination und fachliche Führung des Empfangsteams sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
• Termin- & Besprechungsmanagement inkl. Protokollführung und Koordination interner/externer Termine.
• Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsführung, Pflegedienstleitung, HR, Qualitätsmanagement und weiteren Ansprechpartnern.
• Interne Kommunikation: Erstellung, Aufarbeitung und Aktualisierung interner Informationen.
• Projektkoordination: Unterstützung bei der Umsetzung interner Projekte.
• Berichtswesen: Aufzeichnungen, Berichte, Statistiken und Auswertungen.

Kenntnisse

MS Office

Teamführung

Organisationstalent

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (HAK/HLW) oder BWL-Studium

Jobbeschreibung

Als Assistenz der Geschäftsführung übernimmst Du eine wichtige Schnittstellenfunktion innerhalb unseres Hauses, unterstützt die Geschäftsführung im organisatorischen und administrativen Alltag und bringst Struktur in vielfältige Themen. Zusätzlich übernimmst Du die Teamleitung für unser 3-köpfiges Empfangsteam.

Deine Aufgaben:

• Administration: Unterstützung der Geschäftsführung und Pflegedienstleitung bei administrativen undorganisatorischen Aufgaben sowie im laufenden Tagesgeschäft
• Teamleitung: Koordination und fachliche Führung des Empfangsteams sowie Sicherstellung eines reibungslosenAblaufs
• Koordination: Termin- & Besprechungsmanagement inkl. Protokollführung und Koordination interner und externerTermine, Sitzungen und Veranstaltungen
• Schnittstellenmanagement: Koordination und Abstimmung zwischen Geschäftsführung, Pflegedienstleitung, HR,Qualitätsmanagement sowie weiteren internen und externen Ansprechpartner*innen
• interne Kommunikation: Erstellung, Aufarbeitung und Aktualisierung interner Informationen
• Projektkoordination: Unterstützung bei der Umsetzung und Koordination verschiedener interner Projekte
• Berichtswesen: Erstellen von Aufzeichnungen, Berichten, Statistiken und Auswertungen

Du bringst mit:

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW, BWL-Studium o.Ä.)
• mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Geschäftsführungsebene
• selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit großem Organisationstalent und guten kommunikativen Fähigkeiten
• sehr gute Anwender*innenkenntnisse in MS Office
• ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten:

• Sinnstiftende Arbeit: Du hast die Chance gemeinsam mit einem motivierten Team in einem werteorientierten Umfeldzu arbeiten, um Menschen in verschiedenen Lebenslagen zu unterstützen.
• Attraktive Arbeitsbedingungen: zentral gelegene Standorte, die öffentlich sehr gut erreichbar sind, einenzusätzlichen Urlaubstag nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit, vergünstigtes Mittagessen im hauseigenenRestaurant, wo täglich frisch gekocht wird, und immer gratis Kaffee und Obst
• Stabilität & Zukunft: Wir bieten dir einen sicheren Arbeitsplatz und langfristige Zusammenarbeit
• Entwicklungsmöglichkeiten: Wir fördern deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung durch interne undexterne Fortbildungen

Das monatliche Bruttogehalt laut Kollektivvertrag der Sozialwirtschaft Österreich (Verwendungsgruppe 6) liegt bei 25h/Woche zwischen €1.937,30 und € 2.225,74 (je nach Berufsausbildung und Vordienstzeiten).