Assistent der Geschäftsführung (m/w/x)

ABF Industrielle Automation GmbH; Linz; Vor Ort; EUR 41.000 - 50.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Kostenlose Heiß- und Kaltgetränke

Mittagessen im Unternehmen

Kostenlose Parkplätze

Ergonomische Arbeitsplätze

Angenehmes Betriebsklima

Zusammenfassung

ABF Industrielle Automation GmbH in Linz sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung zur direkten Unterstützung. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, planen Termine, bereiten Unterlagen vor und koordinieren Folge- termine.

Des Weiteren zählen Auswertungen, Kontrollen und eine strukturierte Dokumentation zu Ihrem Aufgabenbereich. Sie bringen eine abgeschlossene Matura, solide kaufmännische Grundkenntnisse sowie Erfahrung im Office-Management mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung mit Matura (HTL, HAK, HLW, AHS, etc.).
• Kaufmännisches und rechtliches Grundverständnis, ERP-/Verwaltungsabläufe (Odoo von Vorteil).
• Sehr gutes technisches Grundverständnis, Office-Anwendungen und KI-Nutzung; sicherer Umgang mit Microsoft 365.
• Sicherer Umgang mit strukturiertem Aufgaben- und Terminmanagement (Tools wie Todoist oder Ähnliches).
• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift; professionelle Korrespondenz.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder Vorstandsassistenz.
• Wichtige Eigenschaften: Unbeirrbarkeit, Proaktivität, Absolute Vertraulichkeit, Loyalität, Struktur- und Ordnungssinn, Selbstständigkeit.

Aufgaben

• Direkte Unterstützung der Geschäftsführung und Entlastung durch enge Zusammenarbeit.
• Planen von Meetings/Schulungen inkl. Agenda, Dokumentenvorbereitung und Follow-up.
• Durchführung regelmäßiger Auswertungen, Plausibilisierungen und Kontrollen.
• Verantwortung für Aufgabenverwaltung, Korrespondenz, Dokumentenmanagement und Berichtsaufbereitung.

Kenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikation

Proaktivität

Selbstständigkeit

Ausbildung

HTL/HAK/HLW/AHS Abschluss

Tools

Todoist

Microsoft 365

Outlook

Jobbeschreibung

Wir entwickeln komplexe Softwarelösungen für die Industrie und Logistik, um die Arbeitsweise in produzierenden Unternehmen zu verbessern und damit die Wettbewerbsfähigkeit des Industriestandorts Österreichs nachhaltig positiv mitzugestalten.

Deine zukünftige Rolle und Aufgaben

• Der Kern dieser Position ist die direkte Unterstützung der Geschäftsführung. Du wirst nahe mit der Geschäftsführung zusammenarbeiten und damit die Geschäftsführung entlasten.
• Du planst Meetings / Schulungen zeitlich und örtlich, erstellst Meetingagenden und bereitest die notwendigen Dokumente vor. Auch bist du für die Koordination von Folgeterminen verantwortlich und übernimmst das Follow-up-Management. Du wirst Meetingprotokolle auswerten und ablegen, Aufgaben und nächste Schritte dokumentieren, Todos in das zentrale Aufgabenverwaltungssystem überführen und vorkategorisieren. Du nachverfolgst offene Punkte so lange, bis sie abgeschlossen sind – sowohl intern als auch extern.
• Du übernimmst regelmäßige Auswertungen, Plausibilisierungen und Kontrollen. Bei Auffälligkeiten eruierst Du die Hintergründe, plausibilisierst diese und deckst ggf. Fehler auf.
• Du bist verantwortlich für: Aufgabenverwaltung und Priorisierung, Korrespondenz, Aufbereitung von Unterlagen, Dokumentenmanagement, etc.

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene Ausbildung mit Matura (HTL, HAK, HLW, AHS, etc.)
• Kaufmännisches und rechtliches Grundverständnis (sowohl inhaltlich als auch im Vokabular), sowie Grundverständnis für ERP-/ Verwaltungsabläufe (Odoo-Umfeld von Vorteil)
• Sehr gutes technisches Grundverständnis, speziell in Office- Anwendungen und KI-Nutzung, sowie sehr sicherer Umgang mit Microsoft 365 – Outlook, Teams, OneNote, etc.
• Sicherer Umgang mit strukturiertem Aufgaben- und Termin- management (Tools wie Todoist oder Ähnliches) - Fähigkeit, ein System konsequent zu führen, statt nur zu bedienen
• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift - verbindliche, professionelle Korrespondenz auch im Namen der Geschäftsführung; präzise, schriftliche Dokumentation
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder Vorstandsassistenz, im Bereich Office Management oder der Unternehmensorganisation von großem Vorteil
• Wichtige Eigenschaften sind: Unbeirrbarkeit / Dranbleiben, Proaktivität / Antizipation, Absolute Vertraulichkeit und Loyalität, Struktur- und Ordnungssinn, Selbstständigkeit

Das bieten wir Dir

flexible Arbeitszeiten

kostenlose Heiß- und Kaltgetränke

Mittagessen im Unternehmen

kostenlose Parkplätze

ergonomische Arbeitsplätze

angenehmes Betriebsklima

Mindestgehalt lt. KV auf Basis Vollzeitbeschäftigung: 45.738€ brutto / Jahr Je nach Qualifikation und Erfahrung ist eine Überzahlung möglich