Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Gemeinsam Leben; Wien; Hybrid; EUR 22,000 - 25,000; Full time

Benefits offered by this job

Sinnstiftende Arbeit

Zentrale Standorte

Zusätzlicher Urlaubstag

Kostenlos Kaffee & Obst

Entwicklungsmöglichkeiten

Job summary

Gemeinsam Leben in Wien sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung, die als zentrale Schnittstelle das organisatorische und administrative Tagesgeschäft unterstützt und gleichzeitig die Leitung unseres Empfangs-Teams übernimmt.

Zu den Aufgaben zählen Administration, Termin- und Besprechungsmanagement, Koordination zwischen Geschäftsführung, HR und Qualitätsmanagement, interne Kommunikation, Projektkoordination sowie Berichte und Auswertungen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW, BWL-Studium o.Ä.)
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Geschäftsführungsebene
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit großem Organisationstalent
• Sehr gute Anwender*innenkenntnisse in MS Office
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Administration: Unterstützung der Geschäftsführung und Pflegedienstleitung bei administrativen Aufgaben
• Teamleitung: Koordination und fachliche Führung des Empfangsteams (3 Mitarbeitende)
• Koordination: Termin- und Besprechungsmanagement inkl. Protokollführung
• Schnittstellenmanagement: Abstimmung zwischen Geschäftsführung, HR, Qualitätsmanagement und externen Ansprechpartner*innen
• Interne Kommunikation: Erstellung und Aktualisierung interner Informationen
• Projektkoordination: Unterstützung bei internen Projekten
• Berichtswesen: Aufzeichnungen, Berichte, Statistiken und Auswertungen

Skills

Kaufmännische Ausbildung

GF-Ebene Erfahrung

Organisationstalent

MS Office

Deutschkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung (HAK/HLW/BWL-Studium)

Tools

MS Office

Job description

Als Assistenz der Geschäftsführung übernimmst Du eine wichtige Schnittstellenfunktion innerhalb unseres Hauses, unterstützt die Geschäftsführung im organisatorischen und administrativen Alltag und bringst Struktur in vielfältige Themen. Zusätzlich übernimmst Du die Teamleitung für unser 3-köpfiges Empfangsteam.

Deine Aufgaben:

• Administration: Unterstützung der Geschäftsführung und Pflegedienstleitung bei administrativen undorganisatorischen Aufgaben sowie im laufenden Tagesgeschäft
• Teamleitung: Koordination und fachliche Führung des Empfangsteams sowie Sicherstellung eines reibungslosenAblaufs
• Koordination: Termin- & Besprechungsmanagement inkl. Protokollführung und Koordination interner und externerTermine, Sitzungen und Veranstaltungen
• Schnittstellenmanagement: Koordination und Abstimmung zwischen Geschäftsführung, Pflegedienstleitung, HR,Qualitätsmanagement sowie weiteren internen und externen Ansprechpartner*innen
• interne Kommunikation: Erstellung, Aufarbeitung und Aktualisierung interner Informationen
• Projektkoordination: Unterstützung bei der Umsetzung und Koordination verschiedener interner Projekte
• Berichtswesen: Erstellen von Aufzeichnungen, Berichten, Statistiken und Auswertungen

Du bringst mit:

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW, BWL-Studium o.Ä.)
• mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Geschäftsführungsebene
• selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit großem Organisationstalent und guten kommunikativen Fähigkeiten
• sehr gute Anwender*innenkenntnisse in MS Office
• ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten:

• Sinnstiftende Arbeit: Du hast die Chance gemeinsam mit einem motivierten Team in einem werteorientierten Umfeldzu arbeiten, um Menschen in verschiedenen Lebenslagen zu unterstützen.
• Attraktive Arbeitsbedingungen: zentral gelegene Standorte, die öffentlich sehr gut erreichbar sind, einenzusätzlichen Urlaubstag nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit, vergünstigtes Mittagessen im hauseigenenRestaurant, wo täglich frisch gekocht wird, und immer gratis Kaffee und Obst
• Stabilität & Zukunft: Wir bieten dir einen sicheren Arbeitsplatz und langfristige Zusammenarbeit
• Entwicklungsmöglichkeiten: Wir fördern deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung durch interne undexterne Fortbildungen

Das monatliche Bruttogehalt laut Kollektivvertrag der Sozialwirtschaft Österreich (Verwendungsgruppe 6) liegt bei 25h/Woche zwischen €1.937,30 und € 2.225,74 (je nach Berufsausbildung und Vordienstzeiten).