Executive Assistant & Empfangsleitung – Organisationsprofi

Softgarden; Wien; Vor Ort; EUR 22.000 - 25.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Sinnstiftende Arbeit

Zentrale Standorte

Kaffee & Obst kostenlos

Zusammenfassung

Softgarden sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung in Wien. Sie übernimmt eine zentrale Schnittstellenfunktion, unterstützt die Geschäftsführung organisatorisch und administrativ und sorgt für klare Strukturen im Alltag.

Zudem leiten Sie das dreiköpfige Empfangsteam, koordinieren Termine, Meetings und Reiseabläufe, pflegen interne Kommunikation und unterstützen interne Projekte sowie das Berichtswesen.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Geschäftsführungsebene.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit Organisationstalent.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben und Tagesgeschäft.
• Koordination und fachliche Führung des Empfangsteams sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
• Termin- & Besprechungsmanagement inkl. Protokollführung und Koordination interner/externer Termine.
• Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsführung, Pflegedienstleitung, HR, Qualitätsmanagement und weiteren Ansprechpartnern.
• Interne Kommunikation: Erstellung, Aufarbeitung und Aktualisierung interner Informationen.
• Projektkoordination: Unterstützung bei der Umsetzung interner Projekte.
• Berichtswesen: Aufzeichnungen, Berichte, Statistiken und Auswertungen.

Kenntnisse

MS Office

Teamführung

Organisationstalent

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (HAK/HLW) oder BWL-Studium

Jobbeschreibung

Softgarden sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung in Wien. Sie übernimmt eine zentrale Schnittstellenfunktion, unterstützt die Geschäftsführung organisatorisch und administrativ und sorgt für klare Strukturen im Alltag.

Zudem leiten Sie das dreiköpfige Empfangsteam, koordinieren Termine, Meetings und Reiseabläufe, pflegen interne Kommunikation und unterstützen interne Projekte sowie das Berichtswesen.