Assistenz Bereichsleitung (m/w/d)

ACTIEF JOBMADE GmbH; Linz; Vor Ort; EUR 41.000 - 49.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Vollzeitbeschäftigung 38,5 Std./Woche

Bruttomonatsgehalt ab 4.000 €

Überzahlung je nach Qualifikation &Erf

Langfristige Stelle in Linz

Öffentliche Verkehrsmittel erreichbar

Zusammenfassung

ACTIEF JOBMADE GmbH sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung in Vollzeit in Linz. Sie unterstützen das Top Management bei Terminen, Korrespondenz und Sitzungsunterlagen und übernehmen administrative Aufgaben im Büroalltag.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Assistenz-Erfahrung, hohe Genauigkeit und Verlässlichkeit sowie gute MS-Office-Kenntnisse. SAP-Kenntnisse gelten als Vorteil. Das Unternehmen bietet eine langfristige Anstellung und gute Verkehrsanbindung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau.
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz, idealerweise in einem Konzernumfeld.
• Freude an der sorgfältigen Bearbeitung von klar definierten Aufgaben sowie der Einhaltung von Prozessen und Standards.
• Hohe Genauigkeit sowie eine sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise, auch bei mehreren gleichzeitig anfallenden Aufgaben und unter Zeitdruck.
• Bereitschaft, Abläufe, Standards und Vorgaben konsequent umzusetzen.
• Selbstständige und zuverlässige Bearbeitung wiederkehrender administrativer Aufgaben nach definierten Prozessen.
• Hohe Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook, Word und Power Point, SAP von Vorteil

Aufgaben

• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen des Top Managements einschließlich Erstellung und Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen
• Verlässliche Assistenzunterstützung der Bereichsleitung in der laufenden Büro- und Verwaltungsorganisation inklusive Termin-, Fristen- und Korrespondenzmanagement
• Administrative Aufbereitung und Formatierung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen auf Basis bestehender Inhalte und definierter Vorgaben
• Durchführung klassischer Assistenzaufgaben wie Arbeitszeiterfassung in SAP, Dienstreiseorganisation und deren Abrechnung sowie Bestellwesen
• Pflege, Kontrolle und laufende Aktualisierung von Dokumenten, Übersichtslisten und Ablagestrukturen nach festgelegten Standards
• Durchführung administrativer Tätigkeiten gemäß klar definierten Prozessen, Richtlinien und Zuständigkeiten sowie fallweise Vertretung des Vorstandssekretariats

Kenntnisse

MS Office

Teamunterstützung

Prozesskonformität

Organisationstalent

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung, Maturaniveau

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau


• Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz, idealerweise in einem Konzernumfeld


• Freude an der sorgfältigen Bearbeitung von klar definierten Aufgaben sowie der Einhaltung von Prozessen und Standards


• Hohe Genauigkeit sowie eine sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise, auch bei mehreren gleichzeitig anfallenden Aufgaben und unter Zeitdruck


• Bereitschaft, Abläufe, Standards und Vorgaben konsequent umsetzen


• Selbstständige und zuverlässige Bearbeitung wiederkehrender administrativer Aufgaben nach definierten Prozessen


• Hohe Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen


• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook, Word und Power Point, SAP von Vorteil

Deine zukünftigen Tätigkeiten

• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen des Top Managements einschließlich Erstellung und Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen


• Verlässliche Assistenzunterstützung der Bereichsleitung in der laufenden Büro- und Verwaltungsorganisation inklusive Termin-, Fristen- und Korrespondenzmanagement


• Administrative Aufbereitung und Formatierung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen auf Basis bestehender Inhalte und definierter Vorgaben


• Durchführung klassischer Assistenzaufgaben wie Arbeitszeiterfassung in SAP, Dienstreiseorganisation und deren Abrechnung sowie Bestellwesen


• Pflege, Kontrolle und laufende Aktualisierung von Dokumenten, Übersichtslisten und Ablagestrukturen nach festgelegten Standards


• Durchführung administrativer Tätigkeiten gemäß klar definierten Prozessen, Richtlinien und Zuständigkeiten sowie fallweise Vertretung des Vorstandssekretariats

Wir bieten

• Vollzeitbeschäftigung 38,5 Stunden/Woche bei Tagesarbeitszeit


• Das Bruttomonatsgehalt beträgt ab € 4.000,00


• Gerne sind wir zur Überzahlung bereit, je nach Qualifikation und Berufserfahrung


• Langfristige Stelle bei einem der Top 10 Unternehmen in Linz


• Der Betrieb ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!