Secretaria Ejecutiva de Calidad y Proyectos

Universal Insurance; Guaynabo (PR); On-site; USD 32,000 - 48,000; Full time

Job summary

Universal Group, Inc. busca una Secretaria Ejecutiva para apoyar al equipo de TQM. Las responsabilidades incluyen coordinar la agenda de la Vicepresidencia, gestionar correspondencia y preparar documentos y reportes de la unidad.

Se requiere Bachillerato en Administración de Sistemas de Oficina o experiencia equivalente, y dominio de español e inglés. Se valorará experiencia en Kaizen y gestión de documentos digitales, con capacidad de trabajo en equipo y cumplimiento de tiempos.

Qualifications

• Bachillerato en Administración de Sistemas de Oficina o experiencia equivalente (3+ años).
• Dominio del español e inglés, tanto oral como escrito.

Responsibilities

• Verificar formas y solicitudes para asegurar entregas sin errores.
• Gestionar y mantener la agenda de la Vicepresidenta y coordinar reuniones.
• Convertir formas o documentos a PDF y templates; publicar procedimientos.
• Atender llamadas y visitas, tramitar comunicaciones adecuadamente.
• Redactar cartas, memorandos e informes y verificar ortografía y gramática.
• Mantener inventario de formularios, guías y documentos publicados.
• Asignar usuarios en QDM y orientar sobre el sistema QDM.
• Recibir y canalizar correspondencia al Departamento.
• Mantener expedientes y coordinar reuniones con personal interno y externo.
• Apoyar promociones de proyectos y registrar el progreso.

Skills

Administración de oficina

Bilingüe español-inglés

Education

Bachillerato en Administración de Sistemas de Oficina

Job description

Universal Group, Inc. busca una Secretaria Ejecutiva para apoyar al equipo de TQM. Las responsabilidades incluyen coordinar la agenda de la Vicepresidencia, gestionar correspondencia y preparar documentos y reportes de la unidad.

Se requiere Bachillerato en Administración de Sistemas de Oficina o experiencia equivalente, y dominio de español e inglés. Se valorará experiencia en Kaizen y gestión de documentos digitales, con capacidad de trabajo en equipo y cumplimiento de tiempos.