SECRETARIA/O EJECUTIVA/O

Migrant Health Center; Mayagüez (PR); On-site; USD 42,000 - 68,000; Full time

Job summary

Migrant Health Center está buscando un/a profesional administrativo/a para apoyar a la Presidenta/CEO, gestionar agenda y comunicaciones, y coordinar reuniones y viajes. Esta posición requiere experiencia ejecutiva, excelentes habilidades organizativas y dominio de Microsoft Office.

El candidato ideal tendrá al menos 5 años de experiencia, será bilingüe en español e inglés y estará disponible para trabajar horarios flexibles según la necesidad operativa.

Qualifications

• Bachillerato en Administración de Oficinas o campo relacionado.
• Mínimo 5 años de experiencia en funciones administrativas o ejecutivas.
• Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint y Outlook).
• Bilingüe (Español e Inglés).

Responsibilities

• Brindar apoyo administrativo y ejecutivo a la Presidenta/CEO.
• Manejar agenda, correos electrónicos, reuniones y compromisos.
• Preparar cartas, informes, presentaciones y otros documentos.
• Coordinar reuniones, actividades, viajes y otros asuntos.
• Dar seguimiento a tareas, proyectos y asuntos administrativos.
• Manejar plataformas, documentos y trámites con agencias estatales y federales.
• Apoyar procesos de propuestas, informes y cumplimiento institucional.
• Manejar información confidencial y documentación ejecutiva.
• Apoyar las operaciones administrativas generales de la Oficina Ejecutiva.

Skills

Gestión de agenda

Comunicación efectiva

Organización

Gestión de documentos

Bilingüe ESP-EN

Education

Licenciatura en Administración de Oficinas

Tools

Microsoft Office

Outlook

Excel

PowerPoint

Job description

Resumen

El/La incumbente será responsable de realizar trabajo general de oficina para asistir al Director Ejecutivo en trabajos administrativos y clericales. Estas funciones varían considerando la necesidad de la oficina.

Responsabilidades primarias:

• Brindar apoyo administrativo y ejecutivo a la Presidenta/CEO
• Manejar agenda, correos electrónicos, reuniones y compromisos.
• Preparar cartas, informes, presentaciones y otros documentos.
• Coordinar reuniones, actividades, viajes y otros asuntos.
• Dar seguimiento a tareas, proyectos y asuntos administrativos.
• Manejar plataformas, documentos y trámites con agencias estatales y federales.
• Apoyar procesos de propuestas, informes y cumplimiento institucional.
• Manejar información confidencial y documentación ejecutiva.
• Apoyar las operaciones administrativas generales de la Oficina Ejecutiva.

Requisitos de experiencia y educación

• Bachillerato en Administración de Oficinas, Sistemas de Oficina o área relacionada.
• Mínimo 5 años de experiencia en funciones administrativas o ejecutivas.
• Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint y Outlook).
• Excelentes destrezas organizacionales y de comunicación.
• Bilingüe (Español e Inglés).
• Disponibilidad para viajar y trabajar horarios flexibles según necesidad operacional.
• Proactiva, con iniciativa para anticiparse a las necesidades y resolver situaciones de manera eficiente.
• Discreta y confiable, con estricto manejo de información confidencial.
• Alto sentido de urgencia y capacidad de respuesta oportuna ante prioridades cambiantes.
• Excelente organización y gestión del tiempo para el cumplimiento de objetivos y plazos.
• Capacidad para trabajar bajo presión, manteniendo la calidad y precisión en los resultados.