EXECUTIVE SECRETARY

Universal Insurance; Guaynabo (PR); On-site; USD 32,000 - 48,000; Full time

Job summary

Universal Group, Inc. busca una Secretaria Ejecutiva para apoyar al equipo de TQM. Las responsabilidades incluyen coordinar la agenda de la Vicepresidencia, gestionar correspondencia y preparar documentos y reportes de la unidad.

Se requiere Bachillerato en Administración de Sistemas de Oficina o experiencia equivalente, y dominio de español e inglés. Se valorará experiencia en Kaizen y gestión de documentos digitales, con capacidad de trabajo en equipo y cumplimiento de tiempos.

Qualifications

• Bachillerato en Administración de Sistemas de Oficina o experiencia equivalente (3+ años).
• Dominio del español e inglés, tanto oral como escrito.

Responsibilities

• Verificar formas y solicitudes para asegurar entregas sin errores.
• Gestionar y mantener la agenda de la Vicepresidenta y coordinar reuniones.
• Convertir formas o documentos a PDF y templates; publicar procedimientos.
• Atender llamadas y visitas, tramitar comunicaciones adecuadamente.
• Redactar cartas, memorandos e informes y verificar ortografía y gramática.
• Mantener inventario de formularios, guías y documentos publicados.
• Asignar usuarios en QDM y orientar sobre el sistema QDM.
• Recibir y canalizar correspondencia al Departamento.
• Mantener expedientes y coordinar reuniones con personal interno y externo.
• Apoyar promociones de proyectos y registrar el progreso.

Skills

Administración de oficina

Bilingüe español-inglés

Education

Bachillerato en Administración de Sistemas de Oficina

Job description

Título del Puesto: Executive Secretary

Compañía: Universal Group, Inc.

Departamento: TQM Team - Group

Descripción general del puesto:

Apoya el departamento de Calidad en tareas administrativas y clericales a través del desempeño de las siguientes responsabilidades.

Deberes y responsabilidades esenciales:

• Encargada de verificar formas y solicitudes de las áreas, asegurando lleguen sin errores.
• Administra y mantiene la agenda de la Vicepresidente en cuanto a la coordinación de reuniones.
• Convierte formas, formularios o documentos en PDF y PDF Template.
• Atiende y dirige todas las llamadas telefónicas o visitas y se asegura de tramitarlas adecuadamente.
• Genera cartas, memorandos e informes relacionados a las actividades de su unidad. Esto incluye redacción y verificación ortográfica y gramatical de todos los comunicados del Departamento.
• Publica los procedimientos, manuales de instrucciones, guías a los empleados, según sean identificados por el Supervisor del área. Prepara un inventario de los documentos publicados.
• Asigna usuario en QDM y coordina y ofrece orientación del sistema QDM.
• Recibe y canaliza toda la correspondencia que llega al Departamento.
• Mantiene en inventario las versiones actualizadas de las formas, formularios y solicitudes de la empresa.
• Trabaja correspondencia devuelta de asegurados y productores, se comunica con ellos, valida dirección correcta, corrige en el programa correspondiente, indexa y reenvía la misma.
• Mantiene y custodia los expedientes de documentos de la unidad.
• Coordina reuniones con personal interno y externo de la empresa.
• Ofrece apoyo en todo lo relacionado a la preparación y envío de las promociones de proyectos relacionados al Departamento. Esto incluye redacción y verificación ortográfica y gramatical de todos los comunicados del Departamento.
• Lleva registro de la promoción enviada.
• Asiste y participa, según sea requerido, en proyectos del Departamento y ofrece seguimiento hasta verlos terminados en el tiempo solicitado.
• Trabaja proyectos Kaizen, según sea asignado.
• Participa de tareas y/o proyectos especiales, según solicitado.
• Esta descripción de deberes ha sido preparada para indicar la naturaleza general y nivel de trabajo que desempeñan los empleados dentro de su clasificación. Esta descripción no es ni puede ser interpretada como inventario de todas las tareas, deberes, responsabilidades y calificaciones requeridas a los empleados asignados al puesto.

Educación y/o experiencia:

Bachillerato en Administración de Sistemas de Oficina o área relacionada con un mínimo de tres (3) años de experiencia o una combinación de educación y experiencia equivalente.

Licencias y/o certificaciones:

No se requiere licencias y/o certificaciones para ejercer las funciones antes expuestas. Sin embargo, para la ejecución óptima de sus funciones se podrían requerir licencias o certificaciones adicionales relacionadas al puesto.

Dominio del idioma español e inglés tanto oral como escrito.