Secretaria de Dirección

Divino SA; Buffalo (NY); Hybrid; USD 40,000 - 50,000; Full time

Job summary

Divino SA en Buffalo busca una persona para brindar soporte administrativo y logístico a la Dirección, gestionando agenda, reuniones y documentación, manteniendo confidencialidad y alta calidad de atención.

La persona coordinará reuniones, viajes y comunicaciones con interlocutores internos y externos, preparará informes y rendiciones de gastos, y apoyará a gerencias y direcciones en tareas diarias, valorando formación en Office y conocimiento de inglés.

Qualifications

• Formación administrativa, secretarial o similar.
• Buen manejo de herramientas informáticas y paquete Office.
• Buen nivel de redacción y ortografía.
• Experiencia previa en tareas administrativas, secretariales o de asistencia a niveles gerenciales.
• Se valorará experiencia asistiendo a Gerencias, Dirección o cargos ejecutivos.
• Se valorará conocimiento de idiomas, especialmente inglés.

Responsibilities

• Administrar y coordinar la agenda de la Dirección, organizando reuniones, compromisos y actividades.
• Coordinar reuniones internas y externas, realizando convocatorias, reservas de salas y demás aspectos logísticos necesarios.
• Gestionar llamados, mensajes, correspondencia y comunicaciones dirigidas a la Dirección, canalizándolos adecuadamente.
• Coordinar viajes, pasajes, alojamiento, traslados, reservas y demás requerimientos relacionados.
• Preparar y organizar documentación necesaria para reuniones y actividades de la Dirección.
• Mantener ordenada y actualizada la documentación, archivos y registros correspondientes a Dirección.
• Gestionar documentación para firma y realizar el seguimiento administrativo correspondiente.
• Coordinar con Gerencias, Jefaturas y otras áreas de la empresa aspectos administrativos y de agenda solicitados por Dirección.
• Recibir y atender adecuadamente a clientes, proveedores, asesores, autoridades y demás visitas vinculadas con Dirección.
• Elaborar notas, cartas, comunicaciones, planillas y documentos administrativos cuando sea requerido.
• Realizar rendiciones de gastos y otras gestiones administrativas relacionadas con las actividades de Dirección.

Skills

Apoyo ejecutivo

Gestión de agenda

Coordinación

Atención a clientes

Comunicación

Inglés

Education

Formación administrativa

Tools

Microsoft Office

Job description

Objetivo del cargo

Brindar soporte administrativo, organizativo y logístico a la Dirección de la empresa, asegurando una adecuada gestión de agenda, reuniones, comunicaciones, documentación y demás actividades necesarias para facilitar el funcionamiento diario de la Dirección.

Actuar como punto de coordinación entre la Dirección y los distintos interlocutores internos y externos, manteniendo en todo momento un alto nivel de confidencialidad, organización y calidad de atención.

Principales Actividades:

• Administrar y coordinar la agenda de la Dirección, organizando reuniones, compromisos y actividades.
• Coordinar reuniones internas y externas, realizando convocatorias, reservas de salas y demás aspectos logísticos necesarios.
• Gestionar llamados, mensajes, correspondencia y comunicaciones dirigidas a la Dirección, canalizándolos adecuadamente.
• Coordinar viajes, pasajes, alojamiento, traslados, reservas y demás requerimientos relacionados.
• Preparar y organizar documentación necesaria para reuniones y actividades de la Dirección.
• Mantener ordenada y actualizada la documentación, archivos y registros correspondientes a Dirección.
• Gestionar documentación para firma y realizar el seguimiento administrativo correspondiente.
• Coordinar con Gerencias, Jefaturas y otras áreas de la empresa aspectos administrativos y de agenda solicitados por Dirección.
• Recibir y atender adecuadamente a clientes, proveedores, asesores, autoridades y demás visitas vinculadas con Dirección.
• Elaborar notas, cartas, comunicaciones, planillas y documentos administrativos cuando sea requerido.
• Realizar rendiciones de gastos y otras gestiones administrativas relacionadas con las actividades de Dirección.

Requisitos:

• Formación administrativa, secretarial o similar.
• Buen manejo de herramientas informáticas y paquete Office.
• Buen nivel de redacción y ortografía.
• Experiencia previa en tareas administrativas, secretariales o de asistencia a niveles gerenciales.
• Se valorará experiencia previa asistiendo a Gerencias, Dirección o cargos ejecutivos.
• Se valorará conocimiento de idiomas, especialmente inglés.

Modalidad:

Presencial. Full time