Assistant(e) administratif(ve) et comptable - Plateforme d'investissement biotech - FREELANCE - 14h/semaine - Distanciel - Paris (75)

Optimadmin; United States; Remote; USD 34,000 - 62,000; Part time

Job summary

Optimadmin recherche pour une plateforme européenne de biotechnologies (France/Suisse) un(e) assistant(e) administratif(ve) et comptable freelance afin d épauler son directeur des opérations sur l'ensemble du portefeuille. Vous interviendrez sur les fournisseurs, les ressources humaines et le suivi de trésorerie dans un cadre multi‑sociétés et startup.

Le poste est 100% à distance avec environ 14 heures par semaine, réparties librement selon les besoins des sociétés; mission évolutive et

Qualifications

• Expérience en assistanat administratif et comptable souhaitée.
• Connaissance des processus RH et paie en environnement multi-sociétés.
• Maîtrise d’Excel et des outils de facturation/paye.
• Bonnes notions de gestion de trésorerie et de reporting.

Responsibilities

• Suivi comptable et financier des portefeuilles (factures, bilans).
• Collecte et contrôle des feuilles de temps et notes de frais.
• Préparation des documents administratifs et signatures des accords de confidentialité.
• Gestion des abonnements logiciels, domaines et archivage.
• Support possible à la mise en place d’Odoo et amélioration des processus.

Skills

Support administratif

Comptabilité

Paie

Odoo

Excel

RH

Anglais

Tools

Pennylane

Odoo

Excel

Job description

Le poste

Une plateforme qui crée et finance des startups en biotechnologies (sept sociétés en France, une en Suisse) recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et comptable freelance pour épauler son directeur des opérations sur l'ensemble du portefeuille. Les sociétés sont en phase de développement : le travail porte surtout sur les fournisseurs, les ressources humaines et le suivi de trésorerie.

Missions principales

Suivi comptable et financier

• Réception, vérification et classement des factures fournisseurs (20 à 30 par mois et par société au plus)
• Échanges avec le cabinet d'expertise comptable, préparation des pièces pour les bilans (février-mars) et le crédit d'impôt recherche
• Reporting de trésorerie toutes les deux semaines : dépenses fixes et variables, entrées prévues, nombre de mois de trésorerie restants
• Lecture critique des dépenses aux côtés du directeur des opérations (aucune saisie comptable : le cabinet s'en charge)

Ressources humaines et paie

• Collecte et contrôle des feuilles de temps mensuelles, prise en compte des congés
• Transmission des éléments variables de paie au service de paie, vérification des bulletins
• Suivi des notes de frais, de la mutuelle et des nouveaux contrats

Administratif

• Préparation des accords de confidentialité à partir des modèles existants et mise en signature
• Traitement du courrier administratif : questionnaires des impôts, de l'INSEE, organismes sociaux
• Gestion des abonnements logiciels, des domaines et de l'archivage
• Appui possible à la mise en place d'Odoo (congés, feuilles de temps, gestion documentaire)

Organisation

• 100 % à distance, toute l'équipe travaille en virtuel
• 14 h par semaine au maximum (environ deux jours), réparties librement selon les besoins des sociétés
• Communication régulière par messagerie, visios d'intégration au démarrage
• Mission évolutive : la personne pourra prendre en charge de nouveaux projets une fois les bases en place

Outils utilisés

• Pennylane, Odoo (en cours d'évaluation), Excel
• Expérience confirmée en assistanat administratif et comptable, idéalement en environnement multi-sociétés ou en startup
• Bonnes notions de comptabilité : lecture des dépenses, distinction fixe et variable, TVA
• Connaissance des processus RH et de paie français
• Maîtrise d'Excel ; Pennylane apprécié, Odoo est un plus
• Anglais apprécié pour des échanges écrits et oraux avec des partenaires internationaux
• Force de proposition, adaptabilité face aux changements de priorité, autonomie et discrétion
• Statut d'indépendant obligatoire (auto-entrepreneur ou société) : il s'agit d'une prestation, pas d'un poste salarié.