Office Manager Workplace F/H/X

Officy; Paris (TX); On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Bureaux au centre de Paris

Tickets restaurant 9€ sur Swile

Remboursement des frais de transport à

Formations professionnelles

Charte télétravail 2 jours

Job summary

Officy recherche un/une Office Manager pour assurer le bon fonctionnement des services généraux et le support quotidien des équipes à Paris. Vous travaillerez en CDI 35h sem., avec une organisation efficace et une polyvalence attendue dans un cadre dynamique.

Vous coordonnerez les prestataires, gérerez les stocks et favoriserez une ambiance de travail optimale, tout en assurant confidentialité et qualité de service. Le poste offre autonomie et contacts avec les dirigeants.

Qualifications

• Organisé·e, rigoureux·se et autonome.
• Réactivité et bon sens des priorités.
• Excellente capacité d’adaptation et multitâche.
• Aisance avec les outils digitaux (gestion de dépenses/workplace est un plus).
• Bon relationnel et sens du service.

Responsibilities

• Gestion des services généraux au quotidien (locaux, maintenance, fournitures, équipements).
• Coordination des prestataires (ménage, maintenance, sécurité, IT).
• Gestion des accès (badges, clés) et logistique des espaces de travail.
• Suivi des interventions et résolution des incidents liés aux locaux.
• Gestion des commandes et des stocks (fournitures, consommables).
• Organisation et optimisation des espaces de travail et vie de bureau.
• Participation à l’amélioration continue de l’environnement de travail.
• Organisation d’événements internes et bien-être des collaborateurs.
• Support administratif lié aux services généraux et confidentialité.

Skills

Organisation

Rigueur

Autonomie

Gestion multi-projets

Relationnel

Sens du service

Education

Bac+2

Tools

Gestion dépense/w Workplace

Job description

Qui sommes-nous ?

Convaincus que toutes les sociétés ont besoin d’un super office manager mais que toutes les sociétés n’ont pas besoin d’un OM à temps complet, Leslie et Laurent créent Officy, une nouvelle expérience de l’office management part-time, simple, digitale, maîtrisée mais toujours PREMIUM. Officy est le pure-player qui a révolutionné le métier de l’office management. Depuis 2017, nous avons accompagné plus de 250 clients dans leurs enjeux de croissance, et ce n’est que le début.

Aujourd’hui, Officy c’est plus de 30 Consultants OM, 350 missions réalisées et encore plus de clients satisfaits, tu connais peut-être Airbnb, Brigad, Elinoï, ou encore Konbini…

La mission d’Officy est de simplifier la vie des dirigeants d’entreprise en les mettant en relation avec un.e Office Manager qui appréhendera parfaitement les enjeux de la société tant sur le plan humain qu’administratif.

Nous nous entourons des meilleurs talents, et accompagnons les startups de demain dans leurs enjeux de croissance. Chaque office manager travaille avec plusieurs clients selon leurs besoins et sur des durées variables dans la semaine.

Le succès est tel que nous avons des clients sur liste d’attente. Nous allons doubler nos recrutements mais avons la volonté de garder notre ADN intact. La bienveillance est notre moteur et nous avons à cœur de la garder au centre de nos valeurs.

Pourquoi nous rejoindre ?

Travailler chez Officy, c’est l’opportunité d’être au contact de CEO inspirants et de travailler dans des industries variées. Qui sait, tu contribueras peut-être au développement de la licorne de demain !

Nous sommes des spécialistes de l’office management, nous ne faisons que ça et nous le faisons bien.

Nos missions sont des succès grâce à :

• La fiabilité de notre service
• L’expertise et le professionnalisme de nos OM
• L’agilité de nos équipes.

Notre rôle est de décharger les dirigeants pour qu’ils puissent faire enfin leur cœur de métier avec l’appui de professionnels que nous accompagnons et formons au quotidien.

Notre communauté d’office managers se soutient et s’entraide grâce à notre canal slack dédié, tu peux y poser n’importe quelle question, il y aura toujours quelqu’un pour t’apporter une réponse.

Avec l’appui de Céline, notre COO, tu auras un management de proximité, des points réguliers pour garantir le succès de tes missions, veiller à ta montée en compétences et à ton bien-être.

Intégré.e au sein de l’équipe Officy, tu évolueras aux côtés d’une trentaine d’Office Managers.

Ton rôle sera d’assurer le bon fonctionnement de l’environnement de travail et de contribuer au bien-être des équipes, en accompagnant le CEO sur les sujets liés aux services généraux et au workplace management.

Tes principales missions seront les suivantes :

• Gestion des services généraux au quotidien (suivi des locaux, maintenance, fournitures, équipements…)
• Coordination des prestataires (ménage, maintenance, sécurité, IT, etc.)
• Gestion des accès (badges, clés) et de la logistique des espaces de travail
• Suivi des interventions et résolution des incidents liés aux locaux
• Gestion des commandes et des stocks (fournitures, consommables…)
• Organisation et optimisation des espaces de travail
• Participation à l’amélioration continue de l’environnement de travail
• Organisation d’événements internes (team building, séminaires, off-sites…)
• Contribution à la vie de bureau et au bien-être des collaborateurs (happiness management)
• Gestion de l’administratif courant lié aux services généraux
• Respect de la confidentialité sur l’ensemble des missions

Profil recherché

Tu te reconnais dans les qualités/compétences que nous recherchons :

• Tu es organisé.e, rigoureux.se et autonome
• Tu fais preuve de réactivité et d’un bon sens des priorités
• Tu as une excellente capacité d’adaptation
• Tu aimes gérer plusieurs sujets en parallèle
• Tu es à l’aise avec les outils digitaux (une appétence pour les outils type gestion de dépenses ou workplace est un plus)
• Tu as un excellent relationnel et le sens du service
• Tu contribues à une ambiance positive et sais garder de la hauteur dans les situations du quotidien

Ce qu’on offre chez Officy

Les avantages Officy:

• Une aventure au sein d’une équipe de passionné.e.s qui révolutionne l’Office Management
• Des responsabilités et de l’autonomie
• Du challenge au quotidien dans des startups, PME et corporate parmi les plus prometteuses de France.
• Des événements réguliers : Teambuildings, Officydays, Afterworks, on t’expliquera tout ça quand on se rencontrera
• Des bureaux dans le centre de Paris
• Une communication transparente et bienveillante, des entretiens individuels réguliers
• Des formations, parce que dans notre environnement tout évolue très vite et nous valorisons la montée en compétences.
• Des tickets resto à 9€ par jour sur ta carte Swile
• Abondement de 10€ pour une seconde ligne téléphonique (après 6 mois d'ancienneté)
• Les avantages obligatoires :
• Un remboursement des frais de transport (pris en charge à 50% par l’entreprise)
• Benefiz notre couverture santé (prise en charge à 50% par l’entreprise).

Les horaires de travail sont compris entre 9h et 17h ou 9h30 et 17h30

Contrat CDI de 35h.

Charte de télétravail de 2 jours autorisés après la période d'onboarding et en accord avec nos clients.

Nous sommes ouverts aux candidats juniors ou plus expérimentés, les objectifs et la rémunération seront adaptés en conséquence.

Process de recrutement

• Prise de contact téléphonique (20 min) : échange avec Maureen, notre talent acquisition manager pour connaitre tes compétences pour le poste
• 1er entretien technique (1h et présentiel) : Tu aborderas plus en détail avec Maureen (notre TAM) tes expériences et ce que l’on fait chez Officy
• 2ème entretien avec Leslie (la co-fondatrice) sur les aspects techniques du poste 30 minutes en visio
• 3ème entretien avec Céline (COO) sur le volet conseil en Office Management 30 minutes et en visio
• Prise de références
• Petit déj de bienvenue
• Nous savons être rapides quand il le faut, si tu as besoin que les entretiens techniques et fit se fassent dans la foulée, on s’arrangera !

Informations complémentaires

• Type de contrat : CDI
• Date de début :ASAP
• Lieu : Paris
• Niveau d'études : Bac +2
• Expérience :A partir de 1 an
• Charte de 2 jours de télétravail (en accord avec le client)