ADMINISTRATIVE ASSISTANT

ADP, Inc.; Bayamón (PR); On-site; USD 22,000 - 30,000; Full time

Job summary

Automatic Data Processing, Inc. busca un recepcionista para trabajar en la oficina, encargándose de recibir llamadas, mensajes y visitantes, coordinar agendas y apoyar al área administrativa en necesidades puntuales.

El rol implica apertura y cierre de oficina, gestión de correo y control de información confidencial, así como soporte general a Supervisores y Ejecutivos de Cuentas según planificación semanal.

Qualifications

• Experiencia de 1 año en trabajo administrativo o similar.
• Experiencia en funciones relacionadas ofreciendo servicio al cliente.
• Conocimiento y manejo de cuadro telefónico

Responsibilities

• Abre la oficina y coordina encendidos y cierres diarios, manteniendo el control de horarios de 7:45 a 16:45.
• Recibe y canaliza llamadas, toma mensajes y verifica datos completos.
• Recibe visitantes y candidatos, anuncia su llegada y ofrece agua o café si procede.
• Mantiene registro de llamadas y visitantes, y registra en el sistema de correos.
• Asegura que se respete la confidencialidad de la información.
• Apoya en la gestión de agenda y reservas de salas de conferencia.
• Realiza tareas de impresión y traducción de documentos cuando sea necesario.

Skills

Atención al cliente

Recepción telefónica

Organización

Tools

Cuadro telefónico

Job description

Profesional, trabaja todo lo correspondiente al área de recepción (recibir llamadas, tomar mensajes, atender visitantes y candidatos a empleo). Apoya el área de administración en necesidades puntuales tales como: coordinación de citas, actualizaciones de agenda, entre otros conforme a las necesidades y planificación semanal.

Tareas Esenciales

• Responsable de abrir la oficina a las 7:45am, encender la fotocopiadora y el aire acondicionado al llegar y asegurar que se apaga al terminar su jornada a las 4:45pm, en caso de que quede personal en oficina se le comunica que apaguen el aire al terminar.
• Contesta llamadas telefónicas cortésmente y las canaliza con el personal correspondiente validando la información completa (nombre, cuenta, propósito/razón de la llamada).
• Toma mensajes y los pasa al recipiente vía email y se asegura que la persona lo haya recibido.
• Recibe visitantes, clientes, solicitantes de empleo, empleados, anuncia su llegada y se asegura que es escoltado. En caso de clientes, ofrece agua y café.
• Mantiene un registro de las llamadas recibidas con hora y fecha.
• Escuchar los mensajes en el buzón de voz.
• Mantiene un registro de visitantes y llamadas recibidas.
• Asegura que no se comunique información confidencial a las personas que llaman. Ej. Información de empleados y empleadas, de asistencia o ausencia a la compañía o información considerada confidencial.
• Mantiene actualizado el calendario de reservaciones de los salones de conferencia y reserva los mismos según las solicitudes recibidas.
• Prepara y coloca letreros correspondientes en la entrada de la oficina para la notificación de días feriados, oficina cerrada y/o horarios especiales.
• Antes de irse, valida que los salones de conferencia y las sillas estén en orden.
• Realiza cartas, minutas, documentos y/o traducción de documentos de ser necesario.
• Trabaja lista de materiales de oficina mensual, procesa pedido y al recibirlo, acomoda los artículos en el armario correspondiente.
• Mantiene control e inventario del agua embotellada y la nevera de mantecados para trabajar pedido antes que se acaben.
• Asiste en el proceso de impresión de documentos y hojas enviadas por los Supervisores y Ejecutivos de Cuentas.

Requisitos del puesto

• Experiencia de 1 año en trabajo administrativo o similar.
• Experiencia en funciones relacionadas ofreciendo servicio al cliente.
• Conocimiento y manejo de cuadro telefónico