RECEPCIONISTA/ASISTENTE ADMINISTRATIVA

Prime One; Ponce (PR); On-site; USD 24,000 - 32,000; Full time

Job summary

Prime One busca una Recepcionista y Asistente Administrativa de Recursos Humanos para apoyar al Gerente de RR. HH. La figura se encargará de atender al público, gestionar el cuadro telefónico y coordinar documentación.

Además, apoyará en archivo, entrada de datos y procesos de reclutamiento, asegurando confidencialidad y cumplimiento de políticas. Se requiere grado asociado y experiencia mínima, plus habilidades en Excel, Word y ADP.

Qualifications

• Conocimiento en cuadro telefónico y Microsoft Office.
• Conocimiento en matemática básica.
• Conocimiento en el Programa “Digipuncher” y ADP.
• Destrezas en computadoras: Excel, Word, Power Point.
• Asistencia y puntualidad.

Responsibilities

• Atender el cuadro telefónico. Canalizar llamadas a los respectivos departamentos, tomar mensajes y distribuirlos.
• Atender a la visita y público en general.
• Preparar expedientes de los empleados de nuevo ingreso con toda la documentación requerida y se asegura de tener todos los documentos necesarios.
• Preparar expedientes de credenciales de empleados requeridos para las Instituciones Hospitalarias y preparar y mantener la base datos de los documentos requeridos para cumplimiento (credenciales requeridas).
• Archivo de todos los documentos relacionados a los expedientes del personal no exento.
• Asistir en el proceso de reclutamiento y adiestramiento, responsable de la entrega de uniformes a empleados nuevos y realizar las entradas de inventario en el sistema de “net suite” mensualmente.
• Preparar identificaciones para todos los empleados contratados.
• Recibe, revisa y analiza las facturas de gastos de laboratorio, verificando la exactitud y cumplimiento de acuerdos establecidos en los contratos antes de ser transferidos al departamento de finanzas y/contabilidad.
• Responsable de requisar todo material de oficina.
• Responsable de preparar, validar y emitir verificaciones de empleo para empleados exentos y no exentos, garantizando la confidencialidad, exactitud de los datos y cumplimiento con las políticas internas y requisitos legales aplicables.
• Realizar cualquier otra tarea asignada por su supervisor o líder del departamento.

Skills

Cuadro telefónico

Microsoft Office

Digipuncher

ADP

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

Education

Grado Asociado en área relacionada

Tools

Digipuncher

ADP

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

Job description

RESUMEN DEL PUESTO

La Recepcionista y asistente administrativa de Recursos Humanos trabaja bajo la supervisión directa del/la Gerente de Recursos Humanos. Es responsable de brindar atención cordial y profesional a visitantes y empleados, así como de apoyar las funciones administrativas del Departamento de Recursos Humanos. Maneja el cuadro telefónico, coordina la recepción de documentos y correspondencia, y ofrece soporte en procesos como archivo de expedientes, manejo de documentación de empleados y actualización de registros. Contribuye al buen funcionamiento del área mediante la organización, confidencialidad y cumplimiento de los procedimientos establecidos.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

1. Atender el cuadro telefónico. Canalizar llamadas a los respectivos departamentos, tomar mensajes y distribuirlos.
2. Atender a la visita y público en general.
3. Preparar los expedientes de los empleados de nuevo ingreso con toda la documentación requerida y se asegura de tener todos los documentos necesarios.
4. Preparar expedientes de credenciales de empleados requeridos para las Instituciones Hospitalarias y preparar y mantener la base datos de los documentos requeridos para cumplimiento (credenciales requeridas).
5. Archivo de todos los documentos relacionados a los expedientes del personal no exento.
6. Asistir en el proceso de reclutamiento y adiestramiento, responsable de la entrega de uniformes a empleados nuevos y realizar las entradas de inventario en el sistema de “net suite” mensualmente.
7. Preparar identificaciones para todos los empleados contratados.
8. Recibe, revisa y analiza las facturas de gastos de laboratorio, verificando la exactitud y cumplimiento de acuerdos establecidos en los contratos antes de ser transferidos al departamento de finanzas y/contabilidad.
9. Responsable de requisar todo material de oficina.
10. Responsable de preparar, validar y emitir verificaciones de empleo para empleados exentos y no exentos, garantizando la confidencialidad, exactitud de los datos y cumplimiento con las políticas internas y requisitos legales aplicables.
11. Realizar cualquier otra tarea asignada por su supervisor o líder del departamento.

CUALIFICACIONES

1. Conocimiento en cuadro telefónico. Microsoft (Word, Excel, Outlook, otros)
2. Conocimiento en matemática básica.
3. Conocimiento en el Programa “Digipuncher” y ADP.
4. Destrezas en computadoras: Excel, Word, Power Point.
5. Asistencia y puntualidad.

REQUISITOS ACADÉMICOS MÍNIMOS

Grado Asociado en área relacionada preferible.

DESTREZAS Y HABILIDADES

Excelentes destrezas de comunicación oral y escrita. Idiomas: Inglés/Español

EXPERIENCIA

Un (1) año de experiencia en área relacionada.

CONDICIONES DE TRABAJO

Trabajo en Oficina.

REQUERIMIENTOS FÍSICOS

El trabajo no requiere esfuerzos físicos relevantes.