ADMINISTRATIVE ASSISTANT

The Retail Group; Bayamón (PR); On-site; USD 21,000 - 32,000; Full time

Job summary

The Retail Group busca un/a recepcionista para cubrir funciones de recepción, atención telefónica y soporte administrativo. Deberá recibir llamadas, atender visitantes y mantener una agenda organizada para optimizar la operación diaria de la oficina.

Se valora experiencia en servicio al cliente, capacidad de gestionar salas de conferencias y mantener confidencialidad. Se ofrece un horario fijo de oficina y un entorno de trabajo colaborativo.

Qualifications

• Experiencia de 1 año en trabajo administrativo o similar.
• Experiencia en funciones relacionadas ofreciendo servicio al cliente.
• Conocimiento y manejo de cuadro telefónico

Responsibilities

• Recibir llamadas telefónicas y canalizarlas con el personal correspondiente validando la información completa (nombre, cuenta, propósito/razón de la llamada).
• Toma mensajes y los pasa al recipiente vía email y se asegura que la persona lo haya recibido.
• Recibe visitantes, clientes y solicitantes de empleo, anuncia su llegada y se asegura que es escoltado; ofrece agua y café cuando corresponde.
• Mantiene registro de las llamadas y de los visitantes con hora y fecha.
• Asegura confidencialidad al manejar información sensible y mantiene actualizado el calendario de reservas de salones de conferencia.

Skills

Atención telefónica

Servicio al cliente

Organización

Tools

Cuadro telefónico

Job description

Profesional, trabaja todo lo correspondiente al área de recepción (recibir llamadas, tomar mensajes, atender visitantes y candidatos a empleo). Apoya el área de administración en necesidades puntuales tales como: coordinación de citas, actualizaciones de agenda, entre otros conforme a las necesidades y planificación semanal.

Tareas Esenciales

• Responsable de abrir la oficina a las 7:45am, encender la fotocopiadora y el aire acondicionado al llegar y asegurar que se apaga al terminar su jornada a las 4:45pm, en caso de que quede personal en oficina se le comunica que apaguen el aire al terminar.
• Contesta llamadas telefónicas cortésmente y las canaliza con el personal correspondiente validando la información completa (nombre, cuenta, propósito/razón de la llamada).
• Toma mensajes y los pasa al recipiente vía email y se asegura que la persona lo haya recibido.
• Recibe visitantes, clientes, solicitantes de empleo, empleados, anuncia su llegada y se asegura que es escoltado. En caso de clientes, ofrece agua y café.
• Mantiene un registro de las llamadas recibidas con hora y fecha.
• Escuchar los mensajes en el buzón de voz.
• Mantiene un registro de visitantes y llamadas recibidas.
• Asegura que no se comunique información confidencial a las personas que llaman. Ej. Información de empleados y empleadas, de asistencia o ausencia a la compañía o información considerada confidencial.
• Mantiene actualizado el calendario de reservaciones de los salones de conferencia y reserva los mismos según las solicitudes recibidas.
• Prepara y coloca letreros correspondientes en la entrada de la oficina para la notificación de días feriados, oficina cerrada y/o horarios especiales.
• Antes de irse, valida que los salones de conferencia y las sillas estén en orden.
• Realiza cartas, minutas, documentos y/o traducción de documentos de ser necesario.
• Trabaja lista de materiales de oficina mensual, procesa pedido y al recibirlo, acomoda los artículos en el armario correspondiente.
• Mantiene control e inventario del agua embotellada y la nevera de mantecados para trabajar pedido antes que se acaben.
• Asiste en el proceso de impresión de documentos y hojas enviadas por los Supervisores y Ejecutivos de Cuentas.

Requisitos del puesto

• Experiencia de 1 año en trabajo administrativo o similar.
• Experiencia en funciones relacionadas ofreciendo servicio al cliente.
• Conocimiento y manejo de cuadro telefónico