Recepcionista de Recepción

Mexican American Opportunity Foundation; Montebello (CA); On-site; USD 25,000 - 36,000; Full time

Job summary

La Mexican American Opportunity Foundation (MAOF) busca un Recepcionista para su oficina de Montebello. Será la primera cara de la agencia, encargada de recibir visitas, atender llamadas y proporcionar información sobre servicios y programas. El puesto es tiempo completo, No Exento, con horario de lunes a viernes de 8:00 a.m.

a 5:00 p.m. Se valorará experiencia en atención al cliente y dominio de Microsoft Office, además de fluidez en inglés y español para interactuar con la comunidad a la que

Qualifications

• Diploma de Escuela Secundaria o GED requerido; cursos adicionales o capacitación en administración es un plus.
• Mínimo de seis (6) meses de experiencia como recepcionista, administrativo o servicio al cliente.
• Competencia en el uso de computadoras, incluyendo Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) y equipo de oficina general.
• Fluidez bilingüe en inglés y español requerida.
• Horario regular de lunes a viernes, 8:00 a.m. a 5:00 p.m.; flexibilidad según necesidad.

Responsibilities

• Actuar como punto de contacto principal para consultas por teléfono, correo y en persona.
• Mantener recepción profesional, acogedora y organizada.
• Proporcionar información sobre servicios y eventos de la agencia.
• Operar la central telefónica y dirigir llamadas a departamentos.Tomar y transmitir mensajes cuando sea necesario.
• Recibir y orientar a visitantes, proveedores y clientes.

Skills

Bilingüe inglés/español

Microsoft Office

Education

Diploma de Escuela Secundaria o GED

Tools

Microsoft Office

Job description

Posición: Recepcionista de Recepción

Ubicación: Oficina de MAOF Montebello

Reporta a: Coordinador de Recursos Humanos o Designado

Estatus FLSA: No Exento, Tiempo Completo

RESUMEN GENERAL

El Recepcionista de Recepción es responsable de recibir y dirigir llamadas telefónicas, saludar a los visitantes, responder a consultas generales y preparar y distribuir varios documentos relacionados con estas funciones. Este puesto también gestiona las reservas de salas de conferencias, procesa el correo entrante y saliente y garantiza que la recepción funcione de manera eficiente y profesional.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES DEL PUESTO

• Actuar como punto de contacto principal para consultas generales por teléfono, correo electrónico y en persona, asegurando una comunicación oportuna, precisa y profesional.
• Mantener un entorno de recepción profesional, acogedor y organizado, asegurando una primera impresión positiva para todos los visitantes, clientes y personal.
• Proporcionar información clara y precisa sobre los servicios, programas, políticas y eventos próximos de la agencia.
• Operar sistemas de telefonía y centralita de múltiples líneas, manejando llamadas entrantes y salientes con cortesía y eficiencia.
• Filtrar, priorizar y dirigir llamadas al personal o departamentos apropiados; tomar, documentar y transmitir mensajes según sea necesario.
• Asistir a los llamantes con consultas generales, incluyendo proporcionar información de contacto y procedimientos de llamada.
• Recibir, asistir y dirigir a visitantes, proveedores y clientes de manera cortés y profesional.
• Gestionar los procedimientos de registro y salida de visitantes utilizando el sistema de gestión electrónica de visitantes, garantizando el cumplimiento de los protocolos organizacionales.
• Notificar al personal apropiado la llegada de invitados y coordinar entregas entrantes y servicios de mensajería.
• Monitorear el acceso al edificio y observar el área de recepción para garantizar la seguridad de todos los clientes, visitantes y personal.
• Informar cualquier actividad sospechosa, preocupaciones de seguridad o incidentes a la gerencia o seguridad de manera oportuna.
• Seguir los procedimientos de emergencia establecidos, incluyendo simulacros de incendio, confinamientos y protocolos de evacuación.
• Mantener y coordinar los horarios de las salas de conferencias, incluyendo solicitudes de reserva, configuración y garantizar que las salas estén limpias y equipadas adecuadamente.
• Apoyar reuniones y eventos en el sitio preparando las salas y verificando que el equipo esté en buen estado de funcionamiento.
• Preparar, procesar y distribuir correo, paquetes y correspondencia entrante y saliente de manera precisa y oportuna.
• Coordinar recogidas de mensajería, entregas de paquetes y distribución de correo interno.
• Mantener y actualizar directorios de personal, listas de contactos, directorios telefónicos y registros relacionados.
• Actualizar tableros de anuncios y otros materiales publicados para garantizar que la información esté actualizada y precisa.
• Proporcionar apoyo administrativo al Departamento de Recursos Humanos y otros departamentos, incluyendo archivar, escanear, copiar y preparación de documentos.
• Asistir con proyectos especiales y eventos organizacionales según sea necesario.
• Coordinar con Instalaciones e TI para informar y resolver problemas relacionados con el equipo de la recepción (por ejemplo, teléfonos, impresoras, copiadoras).
• Preparar y publicar el Programa de Rotación de Cobertura de Recepción Mensual y ayudar a garantizar una cobertura adecuada en la recepción.
• Representar a la organización de manera profesional al interactuar con el público y socios externos.
• Promover una imagen organizacional positiva a través de un servicio cortés, respetuoso y culturalmente competente.
• Realizar otras tareas según se asigne.

REQUISITOS

• Diploma de Escuela Secundaria o GED requerido; cursos adicionales o capacitación en administración de oficinas o campo relacionado es un plus.
• Mínimo de seis (6) meses de experiencia como recepcionista, administrativo o servicio al cliente requerido.
• Competencia en el uso de computadoras, incluyendo aplicaciones Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) y equipo de oficina general.
• Habilidad demostrada para representar a MAOF de manera profesional, cortés y orientada al servicio.
• Fuertes habilidades interpersonales, verbales y escritas, con énfasis en servicio al cliente e interacción con el público.
• Sensibilidad y comprensión de las necesidades de familias, clientes y poblaciones comunitarias diversas.
• Capacidad para trabajar de manera independiente con supervisión mínima mientras se ejerce buen juicio y toma de decisiones.
• Etiqueta profesional en el teléfono, incluyendo la capacidad de manejar alto volumen de llamadas con precisión y eficiencia.
• Fluidez bilingüe en inglés y español requerida, con la capacidad de comunicarse efectivamente en ambos idiomas.
• Capacidad para trabajar un horario regular, de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con flexibilidad según sea necesario.
• Capacidad para establecer y mantener relaciones de trabajo cooperativas, efectivas y profesionales con compañeros, supervisores y el público.
• Habilidad demostrada para trabajar colaborativamente como parte de un equipo, gestionar múltiples tareas y cumplir plazos en un entorno de ritmo rápido con prioridades cambiantes.

DEMANDAS FÍSICAS

Las demandas físicas descritas son representativas de las requeridas para realizar las funciones esenciales de este puesto. Se puede hacer acomodación razonable para permitir que las personas con discapacidades realicen estas funciones.

Este puesto requiere regularmente el uso de manos y dedos para manejar o sentir objetos, hablar y oír, y sentarse frecuentemente y alcanzar con manos y brazos. De vez en cuando se requiere estar de pie y caminar. El empleado puede ocasionalmente levantar y/o mover hasta 20 libras. Las capacidades visuales específicas incluyen visión cercana, visión periférica y la capacidad de enfocar.

ENTORNO DE TRABAJO

Las características del entorno de trabajo descritas son representativas de las que un empleado encuentra al realizar las funciones esenciales de este trabajo. Este puesto se realiza principalmente en un entorno de oficina y requiere cumplimiento de todas las políticas organizacionales, estándares de seguridad y leyes y regulaciones federales, estatales y locales aplicables.

El rol puede requerir interacción con clientes, proveedores, departamentos internos y debe realizarse de manera que garantice profesionalismo, precisión, integridad y cumplimiento normativo en todo momento.